Вы здесь

Главная » Автоматизированное управление основными бизнес-процессами малого предприятия (Пособие для молодого главбуха)

1. Системы БЭСТ, история и положение на рынке.

Этап применения компьютерных технологий учёта и управления, на котором мы сейчас находимся, начался лет 15-20 назад. Именно тогда в массовом порядке стали внедряться компьютерные системы бухгалтерского учёта, которые постепенно перерастали в системы управления. В настоящее время этот этап близится к завершению - в том смысле, что бухгалтерского учёта без компьютеров практически не осталось, как и предприятий, где компьютеры в той или иной форме не используются в управлении. В этом смысле начальный период внедрения компьютерных технологий учёта и управления можно считать законченным. Дальше речь может идти только об их развитии.
За эти годы на российском рынке компьютерных технологий присутствовали до 30 - 40 производителей серийных программных продуктов, из которых большая часть либо не дожила до настоящего времени, либо довольствуется незначительной частью рынка. Тем не менее, например, программа «Финансы без проблем», навсегда останется в истории как первый по настоящему массовый продукт для автоматизации бухгалтерского учёта.

Число систем, использующихся в настоящее время, весьма велико. Однако большая их часть объединена в группу, использующую товарный знак "1С". Причин такого объединения достаточно много. Одна из них, а возможно, и главная, состоит в том, что лет десять назад фирма "1С" разработала специальное ПО, предназначенное для программистов, производящих продукты, ориентированные на рынок технологий учёта и управления. Оно получило название среды программирования, или технологической платформы. В настоящее время таких технологических платформ используется две - "1С:Предприятие 7.7" и "1С:Предприятие 8". С помощью этих средств самые разные авторы разрабатывают  прикладные программы, получившие название конфигураций.

Тексты этих программ обычно открытые, но для их работы, кроме конкретного прикладного решения, требуется установить на компьютер ещё и собственно  технологическую платформу. К платформе привязана также защита от несанкционированного копирования и некоторые технологические операции, например, создание архивных копий данных, которые программа обрабатывает.

Вследствие открытости текстов программ для корректировки трудно провести определённую границу между производством самостоятельной конфигурации и незначительным изменением существующей. Тем не менее, судя по тому, что некоторые фирмы предлагают более тысячи конфигураций, общее количество программ, объединённых товарным знаком "1С", пожалуй, можно оценить в 2 - 3 тыс. Естественно, они достаточно сильно различаются между собой, поскольку подготовлены для разных целей и разными производителями. Более подробно этот вопрос рассматривается в [8].

Не все производители программных продуктов вошли в группу, объединённую товарным знаком "1С". Остались весьма распространенные системы «БЭСТ» и «ПАРУС». Правда, у последнего производителя вроде бы наметилось "стратегическое сотрудничество" с фирмой "1С", так что, возможно, он тоже войдёт в рассмотренную группу. Такие давние и известные продукты производителей систем для крупных предприятий, как «Галактика» и ИС-ПРО, продолжают успешно работать в России.

Компания «БЭСТ» реализует подходы к автоматизации учёта и управления, во многом противоположные тем, из которых исходит фирма "1С". С самого начала, т.е. с 1990 года, программы "БЭСТ" развивались как средства комплексной автоматизации, захватывая всё более широкие области учёта и управления. Основополагающие принципы учёта, заложенные в системы "БЭСТ", также достаточно сильно отличаются от принципов, реализованных, скажем, в обеих программах "1С:Бухгалтерия" (7.7 и 8). Если в большинстве программ класса «1С» прослеживается тенденция избавить главного бухгалтера от принятия непростых решений, связанных с противоречиями или неопределенностями в российском законодательстве, то в системах БЭСТ такие решения только предлагаются. Последнее слово всегда остается за пользователем программы. С одной стороны, это предъявляет определенные требования к его бухгалтерской квалификации, но, с другой, позволяет всегда грамотно отстаивать свою позицию в споре с налоговыми органами. Избегая объяснений уровня «потому что программа так считает». В этой книге читатель найдет многочисленные примеры обсуждения такого рода решений.

Общепринятой классификации программных продуктов для учета и управления нет. Тем не менее, попробуем их разделить на группы по нескольким основополагающим принципам.

Рассмотрим сначала степень охвата управленческих функций, автоматизированных в одной программе. По этому принципу программы для учета и управления можно разделить на два больших класса. Для комплексной автоматизации, где все автоматизированные  задачи учёта или управления решаются в рамках одной программы, и для «кусочной», или «лоскутной» автоматизации, когда в управленческих системах используются несколько программ с регулярным обменом данными между ними. В настоящее время среди специалистов по компьютерным технологиям нет единства в оценке того, какой из подходов к автоматизации управления является более перспективным.  Автору ближе комплексная, но это мнение многие не разделяют [9]. Да и сам термин «комплексная автоматизация», для обозначения альтернативы автоматизации кусочной, не совсем удачен, поскольку иной раз автоматизация, построенная по лоскутной схеме, охватывает более широкий набор управленческих функций, чем автоматизация в рамках единой базы данных. Иногда вместо термина «комплексная автоматизация говорят о «едином информационном пространстве» [8]. Однако и этот термин разные авторы интерпретируют по-разному. Однако, в любом случае, пользователь программной системы должен поинтересоваться, предстоит ли ему иметь дело с такой процедурой, как обмен данными между разными базами, детально ознакомиться с технологией такого обмена, и с условиями, несоблюдение которых сделает обмен невозможным.

Большая часть программных продуктов, объединенных в группу «1С», предназначены для кусочной автоматизации. Однако, среди них очень сильно выделяется конфигурации "1С:Управление производственным предприятием 8". По мнению автора, её появление ознаменовало крутой поворот фирмы "1С" к большим программным продуктам для комплексной автоматизации. В этом смысле «1С:Управление производственным предприятием 8" и система БЭСТ-5 относятся к одному классу. Хотя есть и существенные различия. Хотя бы в том, что систему «1С:Управление производственным предприятием 8" можно купить только целиком, со всеми входящими в ее состав модулями. Тогда как при приобретении комплекса БЭСТ-5 можно приобрести только те модули, которые будут реально использоваться в конкретном предприятии.

Недавно фирма «1С» сделала еще один шаг в направлении развития по линии комплексной автоматизации, разработав программу «1С:Комплексная автоматизация 8». Она имеет несколько более скромные возможности, чем «1С:УПП 8». Тем не менее, на взгляд автора, это – шаг в правильном направлении.

Следующий принцип, по которому можно разделить программы, связан с методами адаптации к особенностям конкретного предприятия. В одних программах такая адаптация осуществляется, в основном, изменением текстов программ специально обученным программистом. Такие системы получили название программно настраиваемых. В других системах адаптация программы осуществляется развитой системой параметрических настроек, с которой работает не программист, а специалист в предметной области, и они обычно называются параметрически настраиваемыми.

К первому классу традиционно относят программы, объединенные товарным знаком «1С», хотя в настоящее время вряд ли найдется специалист, который проанализировал бы принадлежность всех или большинства программ из этой группы к тому или иному классу.

Наиболее последовательным сторонником параметрической настройки до последнего времени была компания БЭСТ.
Если конфигурации, производимые на базе обеих технологических платформ ("1С:Предприятие 7.7" и "1С:Предприятие 8"), имеют частично открытый текст программ, и адаптируются к особенностям конкретного предприятия преимущественно путём изменения этого текста, то алгоритмы программ "БЭСТ" закрыты от постороннего вмешательства. Адаптация программы осуществляется развитой системой параметрических настроек, с которой работает не программист, а специалист в предметной области.

В то же время, непроходимой границы между этими классами нет. В стандартных конфигурациях фирмы "1С" присутствуют элементы параметрической настройки, обычно в виде переключателей типа "да-нет". В большинстве параметрически настраиваемых программных продуктов имеется свой встроенный язык программирования для решения более сложных задач. Пожалуй, различие между этими классами скорее касается  распределения ответственности за функционирование программного продукта. Автор программно настраиваемой конфигурации не примет претензий к её работе, если конфигурацию кто-то переделал. Автор же параметрически настраиваемой системы несёт ответственность за её работоспособность при любых настройках, которые сделал пользователь.

Налицо также взаимопроникновение подходов. В конфигурациях "1С" появляются элементы защиты от не санкционированных разработчиком изменений алгоритмов. В системах "БЭСТ" недавно появилась среда разработки собственных программ - "Дизайнер приложений". Вероятно, среди многочисленных конфигураций "1С" можно найти и такие программы, которые ближе к параметрически настраиваемым.

Последний «водораздел», который мы попытаемся провести между различными системами учета и управления, касается принципов реализации объектов аналитического учета. Этот вопрос достаточно мало исследован, в том числе и в классической теории бухгалтерского учета. Определенная попытка систематизировать подходы к организации аналитического учета была предпринята в работе [10], но, думается, эти исследования далеки от своего завершения. В отношении объектов аналитического учета в различных компьютерных системах особенно велик терминологический разнобой. Для их обозначения применяются термины: «аналитика», «аналитические счета», «аналитические карточки», «аналитические измерения», «субконто», «многоуровневая аналитика» и т.д.

Пожалуй, концепция построения объектов аналитического учета является одной из наиболее важных характеристик, определяющих бухгалтерскую идеологию конкретной компьютерной системы.

Интуитивно ясно, что в бухгалтерском учете, как в широком, так и в узком смысле слова, необходима некая дифференциация. Необходимо деление счета 60 по фирмам-поставщикам, счета 62 – по покупателям, счета 71 – по подотчетным лицам, и т.д. А как быть со счетами 41 или 70? Счет 41 следует делить по складам, внутри складов – по группам товаров, внутри группы – по номенклатуре, внутри номенклатуры – по поставленным партиям или производителям? Счет 70 следует делить по сотрудникам, с дополнительным делением по видам начислений и удержаний?

В зависимости от ответов на эти вопросы, все программные системы также можно разделить на два класса. В первом классе все виды учетной дифференциации выносятся в план счетов. Особенно многоуровневую структуру приобретают счета материального учета. В нашем примере счет  41 будет иметь четыре уровня деления. Естественно, что такого рода дифференциация плана счетов, приводит к резкому росту числа проводок, и вообще, довольно значительному «утяжелению» бухгалтерского учета. Для малого предприятия с компьютерным учетом увеличение числа проводок в 100-1000 раз, может быть и не очень существенно само по себе, но, во всяком случае, заставляет серьезно задуматься о методике поиска ошибок в этой системе.

Во втором классе дифференциация плана счетов ограничена. Ряд задач аналитического учета выносятся в специализированные модули, такие как модуль складского учета или модуль учета зарплаты. Количество проводок в результате становится существенно меньше, упрощается учет в специализированных модулях, но появляются специфические дополнительные проблемы. Приходится периодически контролировать соответствие сводной информации в специализированных модулях с оборотами и сальдо по счетам бухгалтерского учета. Например, проверять соответствие сальдо по счету 41 суммарной стоимости всех товаров по карточкам складского учета, а дебетовый и кредитовый обороты – сумме прихода и расхода. Конечно, при правильной настройке формул вычисления сумм проводок и соблюдении учетных технологий, это соответствие обеспечивается автоматически, но помнить о проблемах такого рода все-таки приходится.

Первый подход реализован в большинстве программ с товарным знаком «1С», программах Инфо-Бухгалтер или Инфо-Предприятие. Второй – в системах БЭСТ или ИС-ПРО. Окончательное решение о том, какой подход лучше, вероятно, вынесет практика эксплуатации автоматизированных систем учета в ближайшие годы.

Программная система БЭСТ-5 является преемником системы БЭСТ-4, которая эксплуатируется и развивается более десяти лет. Более того, число новых покупок БЭСТ-4+ остается достаточно значительным. На мой взгляд, это свидетельствует о правильности основополагающих принципов, положенных в основу конструирования этой системы.

Система БЭСТ-4 изначально строилась как учетная. Поэтому даже в структуре главного меню отражено традиционное для типичной бухгалтерии разделение по участкам учета. Например, платежные поручения формируются в одном модуле, а накладные на перемещение материальных ценностей совершенно в другом. Тогда как для многих программных систем характерно формирование их в одном пункте меню «Документы». Можно спорить, какой способ разделения функций лучше, но практика показывает, что разделение, реализованное в БЭСТ-4, представляется бухгалтерам вполне естественным. Не случайно, поэтому, его позаимствовали многие программные системы, в том числе – использующие товарный знак «1С».

Как уже упоминалось, системы БЭСТ-4 и БЭСТ-5 принадлежат к классу параметрически настраиваемых. Они предназначены для комплексной автоматизации учета, т.е. не требуют «сборки» учетной системы из отдельных программ. В последние годы в эти системы встраивается все больше модулей и функций, предназначенных для планирования, управления кадрами или финансового анализа. Иными словами, налицо достаточно определенно выраженный вектор развития этих систем от бухгалтерских к управленческим. Особенно далеко в этом направлении продвинута система БЭСТ-5, где появились полноценные модули производственного учета и планирования, в том числе - финансового.

В отношении структуры объектов аналитического учета, обе системы принадлежат к классу, в котором дифференциация бухгалтерского учета разделена между планом счетов и специализированными модулями. Однако в системе БЭСТ-5 этот принцип выдерживается не так последовательно. Хотя возможность деления плана счетов по складам, номенклатурам, или, тем более, номерам счетов-фактур не используется, она не является жестко заблокированной. В настоящее время принципы организации аналитического учета в системах БЭСТ-4+ и БЭСТ-5 все больше расходятся, что, на мой взгляд, далеко не всегда подкреплено серьезными исследованиями учетных технологий.

Можно сказать, что в системе БЭСТ-5 присутствует некая «мультиконцептуальность». Базовые настройки системы выполнены, исходя из четких представлений о том, что такое высокая культура бухгалтерского учета. Однако, для тех, кто эти представления не разделяет, оставлена возможность вести учет в соответствии с собственными представлениями. Это, на взгляд автора, своеобразная дань вредным бухгалтерским привычкам, получившим в последние годы достаточно широкое распространение. Хотя бухгалтерские концепции фирмы «1С» и вызывают заслуженное уважение, но отсутствие внятных объяснений этих концепций в работе программных продуктов отучает значительную часть бухгалтеров задумываться над тем, оптимальным ли образом они выстраивают свою учетную систему. Поэтому у таких бухгалтеров в системе БЭСТ-5 часто появляется одно желание – «сделать, как в «1С»». В БЭСТ-5 можно вести учет и так. А можно – значительно лучше.

В системе БЭСТ-5 поддерживаются несколько планов счетов, проводки по которым можно делать одновременно. Бухгалтерский учет в России, в отличие от других международных систем учета [17], достаточно жестко регулируется нормативными актами. В ряде случаев это регулирование практически исключает использование данных бухгалтерского учета в целях эффективного финансового управления предприятием. Значит, для этих целей учет следует строить как-то по-другому. Иной раз такой учет называют управленческим, и говорят о том, что работать надо, используя три плана счетов, для бухгалтерского, для налогового, и для управленческого учетов. Но реально подавляющее большинство предприятий использует только два плана счетов, бухгалтерский и налоговый. В отношении управленческого учета нет не только общепринятых концепций его построения в России, но даже единства в вопросе об использовании в этом виде учета принципа двойной записи [8,11]. Поэтому два плана счетов в поставочном комплекте БЭСТ-5, бухгалтерский и налоговый, предлагаются, а план счетов управленческого учета, если он необходим, должен быть выстроен пользователем самостоятельно.

В БЭСТ-5 реализованы два вида плана счетов бухгалтерского учета. Стандартный хозрасчетный план счетов, и план счетов для бюджетных организаций. В хозрасчетном плане счета бухгалтерского учета являются двузначными. Каждый синтетический счет может иметь два статуса, «открыт» и «закрыт». Проводки можно делать только на «открытые» счета. Если на счете необходимо создать субсчета, его необходимо предварительно закрыть. Такой принцип организации плана счетов очень разумен, поскольку, если можно делать проводки как на субсчета синтетического счета, так и непосредственно на счет, минуя субсчета, это на практике приводит к большой путанице, поскольку  сальдо и обороты по синтетическому счету становятся неравными сумме сальдо и оборотов по составляющим его субсчетам. Традиционно в системах БЭСТ не применяют разделительных знаков между номером счета и субсчета, т.е. вместо субсчета 90.1 пишут 901. Субсчета в плане счетов могут делиться на более мелкие учетные единицы, или субсчета второго уровня, те на еще более мелкие и т.д. Количество иерархических уровней в плане счетов может быть достаточно большим. Однако на практике за появление лишнего уровня дифференциации бухгалтерского учета приходится платить высокую цену, в виде резкого роста числа проводок, увеличения трудоемкости учета, дополнительными сложностями в поиске ошибок. Последнее обстоятельство часто упускают из виду. А между тем, хорошо известно, что бухгалтерского учета без ошибок не бывает, и по-настоящему квалификация бухгалтера проявляется только тогда, когда он может навести порядок в данных небрежно ведущегося бухгалтерского учета. Вопрос о методике диагностики бухгалтерских систем при автоматизированном учете будет нами рассмотрен несколько позднее, в основном, в рамках работы [12]. Практически, деление на субсчета выше второго уровня вложенности используется крайне редко. Пример двухуровневых субсчетов – структура счета 69, о которой мы еще будем говорить подробно.

Самой мелкой единицей бухгалтерской дифференциации плана счетов в БЭСТ-4+ является аналитический счет. В документации по БЭСТ-5 и в самой программе этот термин почти не используется, но в настоящей книге он будет сохранен. На аналитические счета, соответствующие партнерам, делятся счета 60 и 62. Счет 71 делится на аналитические счета, соответствующие подотчетным лицам, и т.д. Чем же отличаются аналитические счета от субсчетов самого низкого уровня? В практическом отношении, пожалуй, только степенью стабильности. Структуру плана счетов имеет смысл продумать заранее возможно более тщательно. Менять ее в процессе ведения учета теоретически можно, в системах БЭСТ есть даже некоторые средства для частичной автоматизации этой процедуры, но в любом случае изменение структуры плана счетов в середине года потребует определенных трудозатрат. Например, пусть с начала года на счет 20 было сделано 1000 проводок, а в середине года на этом счете решили открыть три субсчета, соответствующие производственным подразделениям предприятия. Тогда придется рассмотреть каждую проводку и решить, делить ли ее между субсчетами, или каким субсчетом заменить счет 20. Поэтому, изменение плана счетов – это всегда прерогатива исключительно главного бухгалтера. Хотя приходилось видеть и бухгалтерии, где каждый бухгалтер работал по своему плану счетов…

По-другому обстоит дело с аналитическими счетами. Они открываются оперативно, по мере появления новых партнеров, новых подотчетных лиц, новых видов выпускаемых изделий, и т.д. Закрыть их, удалить или откорректировать, конечно, не так просто. По удаляемому аналитическому счету не должно быть проводок и начального сальдо. Поэтому во всех крупных учетных системах возникает неприятная проблема организаций-двойников, когда под одну и ту же организацию открывают несколько аналитических счетов.

Концепция аналитического учета в плане счетов, реализованная в БЭСТ-5, достаточно сильно отличается от концепции БЭСТ-4+. Во-первых, в системе БЭСТ-5, аналитический счет может быть многоуровневым, т.е. делиться на более мелкие учетные единицы. Более того, само понятие «аналитический счет», как уже упоминалось, почти не используется. Вместо него комбинируются понятия «аналитика», «аналитическое измерение» и «элемент аналитического измерения». Но самое главное отличие концепций состоит в том, что «элементы аналитического измерения» становятся составной частью синтетического счета не поодиночке, а сразу целым набором. Поэтому, если, например, на счете 60 открыты два аналитических измерения «партнеры» и «договоры», то взаиморасчеты с партнером будут делиться не только по договорам, заключенным с этим партнером, но и по всем другим договорам, заключенным со всеми партнерами. Конечно, взаиморасчеты по чужим договорам будут нулевыми, и в версии 3.4 приняты специальные меры, чтобы их не показывать, но избыточная дифференциация плана счетов все равно существует, и не свидетельствует, на мой взгляд, о тщательной продуманности концепции аналитического учета. Впрочем, справедливости ради, следует отметить, что все сказанное в равной мере относится ко всем известным автору системам автоматизированного учета, где реализована многоуровневая аналитика.

По этой причине мы, все-таки, будем иной раз использовать понятие «аналитический счет», и не будем использовать многоуровневую структуру аналитических счетов. Это мало исследованная область, и вторгаться в нее при организации бухгалтерского учета в малом предприятии автор рекомендовать попросту не решается.

Мы будем использовать только два набора одноуровневых аналитических счетов, для партнеров предприятия, и для его сотрудников. Оба этих набора можно сформировать по состоянию на начало периода, а потом оперативно изменять. Эти наборы, или аналитические измерения, можно увидеть в программной группе «Настройка» - «Общие данные» - «Виды измерений». Они имеют статус «системные», т.е. изменять их настройку нельзя. При пополнении справочника партнеров или справочника сотрудников автоматически пополняются и аналитические измерения. Можно завести и свое аналитическое измерение, у него будет статус «пользовательское». Тогда этот набор можно будет формировать из произвольных элементов.
Отдельно следует остановиться на реализации налогового учета для расчета налога на прибыль. По моему мнению, налоговый учет – это мертворожденный уродец, появившийся на свет как следствие больного воображения чиновников из министерства финансов. Вероятно, принципы его организации были позаимствованы из эпохи до изобретения двойной записи, и в этом смысле он отбрасывает методологию учета лет на 500 назад. Тем не менее, как говорится «против лома нет приёма», и бухгалтер вынужден его вести. Разработчики систем БЭСТ постарались свести к минимуму вред от его введения, и реализовали налоговый учет на четырех забалансовых счетах. Чтобы максимально щадить профессиональные чувства бухгалтеров, этим счетам дали обозначения, похожие на счета финансового результата, Н901 – доходы от реализации, и Н902 – расходы, связанные с производством и реализацией, Н911 – доходы от прочей реализации, Н912 – расходы от прочей реализации. Поскольку, естественно, выстроить систему налогового учета, хоть отдаленно приближающуюся по своим возможностям к системе бухгалтерского учета, чиновники не сумели, на счетах налогового учета пришлось завести великое множество субсчетов, структура которых дублирует графы декларации по налогу на прибыль. Проводки на эти субсчета делаются односторонние, и затем используются при формировании декларации.

Все проводки, сформированные в системах БЭСТ, попадают в единый реестр – книгу учета операций. Наличие такой книги характерно практически для всех автоматизированных систем учета. Подавляющее большинство проводок формируется автоматически, в различных учетных модулях. Но отдельные проводки, особенно связанные с завершением квартального периода, могут заноситься в книгу операций непосредственно. Проводки, порождаемые первичными документами, формируются по каждому документу в отдельности. Казалось бы, это правило достаточно тривиально, и соответствует как нормативным документам, так и основным принципам ведения учета. Тем не менее, неоднократно приходилось встречать бухгалтерии, где проводки при ведении ручного учета формировались по целой группе однородных документов. При переходе на автоматизированный учет зачастую ставилась задача так настроить программную систему, чтобы эта порочная практика сохранилась. В системах БЭСТ такая методика исключается.

Бухгалтерский план счетов, который поставляется разработчиком вместе с системой БЭСТ-5, отличается от плана счетов, который предлагает автор этой книги. Остановимся на этих различиях несколько подробнее. Прежде всего, план счетов радикально упрощен. В нем убраны валютные счета, и почти все субсчета, наличие которых явно не предусмотрено законодательством. В остальном, это стандартный хозрасчетный план счетов. В нем есть только одно существенное отличие, связанное  с тем обстоятельством, что в настоящей книге предлагается методика учета авансов, полученных от покупателя, или уплаченных поставщику, несколько отличная от общепринятой. Соглашаться с ней, или нет, при организации учета в своем предприятии – дело читателя. Во всяком случае, автору представляется, что дальнейшее изложение материала даст исчерпывающие разъяснения, что следует сделать, если предложенная методика не понравится. Рассмотрим более подробно принципы, которые были положены в основу использования предлагаемого плана счетов.

Добавить комментарий

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Этот вопрос задается для того, чтобы выяснить, являетесь ли Вы человеком или представляете из себя автоматическую спам-рассылку.
CAPTCHA на основе изображений
Введите символы, которые показаны на картинке.