Вы здесь

Главная » Автоматизированное управление основными бизнес-процессами малого предприятия (Пособие для молодого главбуха)

Введение

Программный комплекс БЭСТ-5, который используется для иллюстрации материала, представленного в этой книге - большая система управления, включающая в себя модули, реализующие бухгалтерский учет, планирование, управление кадрами, управление коммерческой деятельностью. В работе автора [3] была предпринята попытка сделать обзор современного состояния российского рынка систем учета и управления. Система БЭСТ-5 отнесена к группе из четырех наиболее крупных отечественных систем управления. Если сравнивать ее с многочисленными программными продуктами, объединенными в группу, использующую товарный знак "1С", то корректное сравнение возможно только с единственной системой аналогичного уровня - "1С.Управление производственным предприятием 8".

По этой причине может показаться, что использование этого комплекса в совсем уж малом предприятии вряд ли имеет смысл. Далеко не всякое малое предприятие, несмотря на все скидки, предоставляемые малому бизнесу, может себе позволить начать работу сразу с системы такого уровня. Тем не менее, если предприятие с самого начала ориентируется на быстрый рост и развитие, заложить в практику управления  наиболее передовые компьютерные технологии представляется достаточно заманчивым. Тогда можно рассчитывать, что в течение периода порядка десяти лет технологии не придется менять. А в том, что такая смена бывает чрезвычайно болезненной, на многих предприятиях, использующих компьютерные технологии учета и управления в течение 10-15 лет, убедились на собственном опыте.

Экономический кризис выдвинул на большинстве предприятий задачу о смене поколения программных продуктов в число первоочередных.

К сожалению, чаще всего, при выборе варианта автоматизации управления рассматриваются самые разные аспекты программы, кроме возможных технологий ее использования. Учитывается язык, на котором написан программный продукт, его архитектура, интерфейс, дизайн и другие аспекты, кроме одного - как с его помощью организовать эффективное управление предприятием.

\Между тем, это примерно то же самое, что выбирать между автомобилем и тепловозом, не учитывая того обстоятельства, где предстоит ездить - по рельсам или по дороге. Для предприятия в ряде случаев выбор того или иного технологического варианта автоматизации учета и управления имеет далеко идущие последствия. Так же, как для тепловоза следует предварительно проложить рельсы, для внедрения программного продукта, обеспечивающего эффективное управление, может оказаться необходимым коренным образом реформировать отношения между людьми, занятыми в этом процессе. А в ряде случаев - принять радикальные кадровые решения.

Чтобы исследовать технологии использования программного продукта в большом предприятии, нужно провести серьезную работу. В последние годы наметилась определенная тенденция, когда фирма, внедряющая программный продукт, готовит эти технологии заранее, вне территории предприятия. Затем проводится разворачивание автоматизированной системы и пробная промышленная эксплуатация, в рамках которой технологии окончательно формируются. Вероятно, если происходит смена поколений компьютерных технологий, которая, по мнению автора [3], ожидает в ближайшие годы большинство российских предприятий, такая схема станет фактическим стандартом. В любом случае, это болезненная и недешёвая процедура, которую руководство предприятия вряд ли решится проводить из простого любопытства. Другое дело, что такого рода исследования давно пора проводить в рамках академической или вузовской науки.

Иными словами, предприятию, планирующему смену поколений программных продуктов, предстоит определенная исследовательская работа по адаптации предполагаемого для использования на новом этапе ПО к особенностям своих бизнес-процессов. Лучше всего адаптацию делать на уменьшенной во много раз модели своего предприятия. Такая адаптация позволяет не только ознакомиться с самим программным продуктом, но и увидеть его "в действии".

Малое предприятие в этом смысле представляет из себя уникальный объект. Хотя на нем и нельзя продемонстрировать большую часть возможностей продукта, последний можно увидеть не в статическом состоянии, как совокупность модулей, режимов, кнопок и меню, а в процессе моделирования деятельности предприятия.

Так что система БЭСТ-5. «Мой бизнес» может использоваться и как недорогой инструмент, используемый для предварительной адаптации  полной системы БЭСТ-5 для работы на крупном или среднем предприятии.

В этой книге рассматривается простейший случай малого предприятия, деятельность которого сводится к оптовой торговле. Однако бизнес-процессы, реализуемые в таком предприятии, применяются и при любой другой деятельности. Так что их подробное описание может послужить некой начальной схемой, на основании которой будет происходить адаптация продукта к более крупному предприятию.

Именно по этой причине в книге изложение материала будет строиться, в основном, исходя из последовательности действий, реализуемых в том или ином бизнес-процессе. Определений понятия «бизнес-процесс» существует едва ли не больше, чем специалистов в области теории управления предприятием. Поэтому, скорее всего, дальнейшее применение этого термина кому-то может показаться некорректным. Готов заменить его другим, но нужно какое-то слово для обозначения более или менее стандартной совокупности управленческих действий, из которых составлен процесс управления предприятием. «Бизнес-процесс» показался наиболее подходящим термином.

Сначала в книге приводится очень беглое и краткое описание программного продукта БЭСТ-5. Естественно, оно не претендует на то, чтобы заменить документацию программного продукта, или более подробную книгу [4]. Затем изложение строится по следующей схеме. Дается более или менее полное описание документооборота, соответствующего тому или иному бизнес-процессу, причем безотносительно к программной системе. Потом рассматривается, как этот документооборот реализуется в системе БЭСТ-5. При этом делается попытка не просто изложить порядок действий и настройки, но и привести некоторые рассуждения в защиту того, что предложенные технологии являются наиболее разумными. Иными словами, делается попытка рассмотреть не столько то, как делаются те или иные действия, сколько сосредоточиться на том, какие именно действия надо делать, и почему.

Системы БЭСТ выгодно отличаются от большинства других наличием так называемых демонстрационных версий программных продуктов. Этот термин понимается производителями программных продуктов не совсем однозначно. В дальнейшем он используется для обозначения свободно распространяемого варианта продукта, не снабженного никакими средствами защиты от копирования, но имеющего, по сравнению с рабочим вариантом, определенные ограничения функционирования. Под демонстрационной базой данных понимается набор информации, соответствующий моделированию работы в течение определенного периода некого типичного предприятия. Ограничения, накладываемые разработчиком программных продуктов БЭСТ на работу демонстрационных версий, едва ли не самые мягкие, по сравнению с другими программами для учета и управления. В основные реестры можно сделать не более 700 записей, нельзя закрыть месяц в модуле "Зарплата", ограничены некоторые другие технологические режимы. Тем не менее, полноценно печатаются документы, создаются резервные копии базы данных, можно достаточно свободно изменять настройки программы.

Для малого предприятия это означает, что демонстрационную версию можно реально использовать для автоматизации учета и управления в течение 1-1.5 месяцев. На CD, прилагаемом к этой книге, находятся файлы для установки этой демоверсии, а также несколько баз данных. Одна из них пустая, и содержит настройки, которые, по мнению автора, являются для малого предприятия оптимальными. План счетов в этой базе достаточно сильно упрощен по сравнению с тем, что применяется в стандартной поставке. Другие базы данных содержат имитацию работы различных модельных предприятий в течение квартала. Пустая база данных имеет три варианта, предназначенные для общей системы налогообложения, упрощенной системы, и для предприятия, уплачивающего единый налог на вмененный доход (ЕНВД).

Таким образом, одна из функций предлагаемой читателю книги состоит в следующем. Читатель устанавливает на свой компьютер демонстрационную версию БЭСТ-5. Параллельно с чтением книги настраивает систему для ведения учета и автоматизации управления в своем предприятии, и делает первые шаги по работе в реальной базе данных своего предприятия. Если в течение 1-1.5 месяцев он приходит к выводу, что система БЭСТ-5 является оптимальной для работы – переходит на обычный лицензионный вариант. Сайт компании www.bestnet.ru содержит много интересной информации не только для пользователей программ БЭСТ, но и для любого специалиста в области учета, управления или обслуживания программных продуктов, который всерьез задумывается о своем профессиональном росте. Книга рассчитана на читателя, имеющего минимальный навык работы с персональным компьютером, знание основ теории бухгалтерского учета, и, может быть, минимальный опыт ведения практической бухгалтерии. Если такой опыт отсутствует, можно рекомендовать читателю ознакомиться предварительно с книгой [5].

Кроме того, можно порекомендовать упоминавшийся в предисловии учебный проект «Из рядовых – в главные» на сайте http://www.briik.ru. Реализации этого проекта предшествовала экспериментальная отработка используемых в его рамках технологий. Результаты были изложены в статьях автора [6,7]. Главной целью этой работы была организации деловой игры, в рамках которой участники, расположенные в разных регионах, могли бы работать в одной базе данных. При этом имитируется квартальный документооборот среднего торгового предприятия, и его проверка налоговой инспекцией.

Теоретический материал, необходимый участникам игры, послужил основой для написания этой книги. Правда, в нее не вошел один из бизнес-процесов, отработанных в проекте – реализация товаров в розничной торговле. Это обусловлено особенностями ограничений, наложенных разработчиком на БЭСТ-5. «Мой бизнес».

В любом случае, автор надеется, что знакомство с материалами проекта «Из рядовых – в главные» будет для читателя полезным и интересным.