Вы здесь

Главная » Автоматизированное управление основными бизнес-процессами малого предприятия (Пособие для молодого главбуха)

5. Бизнес-процессы

   Как уже отмечалось, действия, сопровождающие хозяйственное функционирование предприятия, можно разделить на более или менее стандартные последовательности. Мы называем их бизнес-процессами. Конечно, и стандартность таких действий относительна, и разбиение управленческой деятельности на отдельные бизнес-процессы может, вероятно, производиться разными способами.

   Элементами бизнес-процессов мы будем считать действия, оформляемые отдельными документами. Такой подход представляется достаточно оправданным, когда рассматривается, преимущественно, бухгалтерская сторона управленческих процессов. Хотя некоторые важные этапы управленческой деятельности могут не фиксироваться документами, или фиксироваться в необязательном порядке.

   Первичных документов совсем немного, и не представляет труда запомнить самые основные. Они делятся на два больших класса. Одни сопровождают перемещение денег, другие – товаров или услуг. Обычно, от одного партнера к другому идут документы одного типа, в обратном направлении – другого.

   Перемещение денег может осуществляться в виде передачи наличных, или перемещения безналичных средств с одного банковского счета на другой. Соответственно, при наличном обороте такое перемещение сопровождается приходным или расходным кассовым ордером. При безналичном обороте плательщиком в банк подается документ с поручением перевести кому-либо определенную сумму денег. Он называется платежным поручением. При изменении состояния  расчетного счета в банке по любой причине банк выдает своему клиенту специальный документ – выписку из расчетного счета. В ней перечислены все операции движения денежных средств на расчетном счете в течение одного банковского дня. Формы кассовых ордеров и платежных поручений жестко регламентированы. Банковские выписки формируются различными банками в произвольных формах.

   Перемещение товаров или оказание услуг сопровождаются парой документов, содержащих, по сути дела, одну и ту же информацию. Для материальных ценностей это накладная и счет-фактура. Для услуг – акт приемки-сдачи выполненных работ и счет-фактура. Если предприятие не является плательщиком НДС, счета-фактуры не выписываются, хотя на практике приходится встречаться с требованиями их выписать, особенно со стороны госбюджетных покупателей. У  меня нет ответа на вопрос, зачем нужно выписывать два документа, содержащих одну и ту же информацию.

   Вероятно, те, кто придумывал этот порядок, не удосужились не только посчитать, но и хотя бы представить себе качественно, сколько эти документы будут стоить, и сколько лишнего труда специалистов не самой низкой квалификации придется затратить на их формирование и обслуживание. И это только один из примеров, когда российский чиновник «на голубом глазу» принимает решения, значительно усложняющие и удорожающие технологии управления.

   Система БЭСТ-5 построена «от документа». В этом смысле она мало отличается от подавляющего большинства других систем автоматизации учета и управления. Правда, сразу нужно договориться, что называть документом. Дело в том, что во многих системах, кроме реальных, используется большое количество «виртуальных» документов, порожденных исключительно программной системой и, чаще всего, не имеющих печатной формы. В системе БЭСТ-5 под первичным документом понимается реальный документ, используемый в бизнесе, и имеющий печатную форму. Сначала производится оформление этого документа, затем формируются порождаемые им проводки. Не все здесь так просто и однозначно, но это уже – предмет отдельного разговора [1].

   Проводки, порождаемые документом, делаются, как уже упоминалось, в привязке к каждому документу в отдельности. Иная методика в системах БЭСТ исключается.

   Здесь мы близко подходим к неким тонким материям. Во многих профессиях есть понятия, которые корректно не определяются, но играют важную роль в определении уровня профессионала. Например, для врачей – это специфическая врачебная этика, для моряков – «хорошая морская практика». Последнее понятие особенно любопытно. Во многих морских уставах или наставлениях присутствует что-то похожее: «В случаях, не предусмотренных настоящим уставом (соглашением, правилами) следует руководствоваться принципами хорошей морской практики».

   Видимо, что-то похожее пора иметь и в профессии бухгалтера или финансиста. Пожалуй, соблюдение коммерческой тайны своей фирмы или партнера, можно отнести к правилам профессиональной этики. Принцип «не навреди», соблюдаемый врачами, отнюдь не будет лишним при реформировании учетной системы предприятия. Возможно, именно поэтому, зачастую врач, ставший директором, принимает лучшие финансовые решения, чем, например, директор из инженеров.

   «Хорошая бухгалтерская практика» и близко стоящая к ней «культура бухгалтерского учета» - что это такое в профессии бухгалтера или финансиста?

   На  мой взгляд, прежде всего это отражение учетных операций (проводок) в привязке к каждому отдельному документу. Иначе ошибки, неизбежные в бухгалтерском учете, будет достаточно сложно локализовать во времени и документе-источнике. Вроде бы, утверждать этот принцип – значит, ломиться в открытую дверь. Однако на практике сплошь и рядом встречаются случаи, когда бухгалтер суммирует данные по большому массиву документов, а затем по этой сумме делает одну или несколько проводок.

   Яркий тому пример – популярный на многих старых промышленных предприятиях материальный отчет – так называемая «16-я ведомость». Строки этого документа соответствуют отдельным документам реализации продукции, а столбцы – отдельным позициям, включенным в документ. Иногда их называют номенклатурой, иногда – артикулами.

   На одном предприятии пищевой промышленности при внедрении автоматизированной системы учета бухгалтеры очень хотели получать такую ведомость автоматически. Состоялся примерно следующий диалог

  • Сколько у вас видов готовой продукции?
  • 170
  • Значит, в отчете должно быть, по меньшей мере, 340 колонок. Где вы его собираетесь разворачивать, во дворе, между гаражом и бухгалтерией?
  • Ну, 340 колонок не надо, некоторые виды можно объединить, некоторые оставить отдельно…
  • А зачем вообще нужен такой странный и экзотический отчет? Если необходимо посмотреть объемы реализации по видам изделий – не нужны отдельные документы, да и располагать список изделий лучше столбиком, по крайней мере, читать и анализировать удобнее.

   В конце концов выяснилось, что документ этот нужен, чтобы получить объем реализации в складских ценах и ценах продажи, раздельно по каждой ставке НДС, и, тогда еще был налог с продаж, по облагаемым и необлагаемым этим налогом позициям. Используя эти данные, делался один раз в месяц стандартный набор проводок

ДТ КТ
62 901
902 43
903 68

   С соответствующим разделением по субсчетам, заведенным для учета реализации продукции с разными режимами налогообложения. Пришлось рассказывать дамам о хорошей морской практике…

   Несколько лет пытаюсь выяснить у теоретиков в области бухгалтерского учета, является принцип формирования проводок в привязке к каждому документу в отдельности только отражением бухгалтерской традиции, или следует из каких-то более фундаментальных принципов, и закреплен ли он в каких-то нормативных документах. Пока безуспешно. Но во всех известных мне автоматизированных системах проводки строятся по каждому первичному документу в отдельности, и при записи проводки существуют специальные поля для отражения параметров породившего ее документа.

   И вот здесь возникает некая "бухгалтерская коллизия". Не у всех проводок известен родитель, в том смысле, что одна и та же проводка может быть порождена разными первичными документами.

   Простейший пример - проводка ДТ 50  КТ 51, которая делается при получении наличных денег в банке. Помнится, были времена, когда одни связывали ее с банковской выпиской, другие - с приходным кассовым ордером. Постепенно связь с приходным ордером стала общепринятой. Но даже в этом простейшем случае можно заметить, что сумму полученных денег мы должны заносить дважды, при оформлении строки банковской выписки, и при оформлении приходного ордера. То есть упомянутая "коллизия" имеет прямые последствия в виде увеличения трудозатрат при ведении учета.

   Таким образом, в бизнес-процессе, во-первых, могут встречаться документы, не порождающие проводок. Во-вторых, в ряде случаев вопрос о том, какой документ должен породить ту или иную проводку, может решаться неоднозначно.

   В системах БЭСТ регулирование вопросов, связанных с генерацией проводок, осуществляется с помощью специального аппарата, называемого типовыми операциями. Этот термин применяется и в ряде других программных систем, но смысл его понимается каждым разработчиком по-своему. В системах БЭСТ типовая операция регулирует форму элементарных «кирпичиков», из которых строится все здание учета и управления. В состав этих «кирпичей» входит два действия. Во-первых, оформление (своего) или регистрация (чужого) первичного документа. Во-вторых, формирование одной или нескольких проводок, порождаемых этим документом. Соответственно, в каждом программном модуле систем БЭСТ есть пункт меню, или несколько пунктов, соответствующих настройкам данного модуля и формированию используемых в нем справочников. Одним из ключевых элементов настройки всегда является пункт, в котором настраивается справочник типовых операций. Правда, во некоторых модулях, если по документу делается одна проводка, ее можно не оформлять в виде типовой операции, а просто указать один из счетов бухгалтерского учета. Справочники типовых операций связаны с каждым отдельным программным модулем. Но настройка этих справочников должна быть сделана так, чтобы типовые операции в разных модулях были согласованы между собой. И для наглядного представления этого согласования лучше всего применять графическую схему того или иного бизнес-процесса, используемого на предприятии. Мы рассмотрим этот механизм на примере конкретных бизнес-процессов.

   Но прежде необходимо рассмотреть некоторые соображения принципиального характера относительно принципов организации материального учета на предприятии.