Как формировать проводки по документам?

Система «БЭСТ-5» позволяет формировать проводки либо одновременно с вводом документов, либо после ввода документа. Первый способ более удобен, если бухгалтер создает документы и производит их разноску по счетам. Второй способ характерен для ситуаций, когда создает первичные документы один человек, а разноску выполняет другой сотрудник. Естественно, допускаются и любые смешанные варианты.

Проводки по документу могут вводиться вручную, однако этот способ на практике не удобен и затратен. Вводимые документы однотипны и проводки, порождаемые ими также однотипны. Для того, чтобы автоматизировать процесс в системе используется аппарат типовых операций. Типовая операция включает один или несколько шаблонов проводок (типовая проводка), которые должны быть сделаны по документу. Необходимо лишь подставить в шаблон некоторые реквизиты документов.

При поставке программы она содержит уже настроенные справочники наиболее распространенных типовых операций, которые применяются к тем и ли иным типам документов. Поскольку документы довольно сильно отличаются, то для каждого типа документов имеются собственные справочники (для документов в приложении «Денежные средства», «Товары. Продукция», «Расчеты с партнерами», «Заработная плата» и так далее). Далее приводится описание некоторых наиболее характерных ситуаций.

Проводки по накладным склада

Для формирования проводок по накладным склада используется собственный справочник типовых операций (в режиме Товары. Продукция -> Настройка, справочники -> Основная настройка -> Справочник типовых операций). Используются типовые операции следующим образом.

Допустим, необходимо ввести накладную на реализацию товара. Для ввода накладной в реестре накладных данного вида движения нажать горячую клавишу F4. После этого на экране запрашивается типовая операция:

После выбора типовой операции на экране открывается форма ввода накладной склада (она описана в другом разделе). По мере ввода строк спецификаций автоматически формируются и проводки. Для просмотра проводок нажмите кнопку Tab. На экране откроется окно со списком проводок следующего вида

Проводки показываются в сокращенной форме без отображения аналитики. Для корректировки проводок или просмотра в полном виде необходимо выбрать нужную проводку и нажать кнопку Enter. Для выхода из окна проводок нажмите Tab.

Примечание

Аналогичным образом формируются и отображаются проводки в режимах работы с актами выполненных работ подсистем учета закупок и продаж.

Проводки в платежных документах

В подсистемах учета денежных средств, имущества, расчетов с партнерами и сотрудниками принципы формирования проводок по первичным документам сходны с вышеописанными, но имеются и свои нюансы. Для примера рассмотрим формирование проводок по платежным документам в выписке банка.

Во всех перечисленных подсистемах для первичных документов используются формы с вкладками. Например, в платежном документе имеются две вкладки: «Общее» и «Проводки». Первая вкладка содержит основные реквизиты платежного документа. Общий вид второй вкладки показан далее.

При переходе на эту закладку в поле «Типовая операция» введите код типовой операции или выберите операцию по справочнику (обращение к справочнику по кнопке в поле ввода кода или клавише F2). После выбора операции будут сформированы проводки по документу. Любую проводку можно просмотреть, изменить или удалить, а также ввести новую проводку.

Проводки по бухгалтерским справкам

В приложении «Главная книга» имеется возможность для ввода специфических документов типа «бухгалтерская справка» (в режиме Главная книга -> Книга регистрация документов). Документы этого рода используются бухгалтером для формирования проводок с изменением состояния счетов бухгалтерского и налогового учета в технических целях или для учета особых финансовых процессов.

При выборе этого режима на экране запрашивается вид документа. В системе «БЭСТ-5. Мой бизнес» используется только один вид документа «Бухгалтерская справка». В полной версии программы можно создать любой набор видов документов. После выбора вида документа на экране отображается список ранее введенных записей.

Для ввода нового документа используйте кнопку «Новая запись» на инструментальной панели или горячую клавишу F4. В результате откроется форма ввода, показанная далее.

Заполните поля заголовка документа (дата операции, регистрационный и юридический номер документа, сумма в валюте, в рублях и курс валюты).. Следующее поле позволяет выбрать способ формирования проводок по документу из вариантов: «Нет операций», «Типовая операция», «Групповая операция». Выбор производится по кнопке Tab. В первом случае проводки вводятся вручную без использования средств автоматизации. Во втором случае программа запрашивает типовую операцию, причем можно указать код операции или выбрать ее по справочнику. В последнем случае программа запрашивает групповую операцию. Если используется типовая или групповая операция, то проводки формируются автоматически в соответствии с заданными алгоритмами и отображаются в таблице проводок в нижней части формы. Вне зависимости от способа формирования проводки можно изменять, удалять или вводить новые записи. На рисунке, приведенном далее, в бухгалтерской справке введена ручная проводка.