Ведение книги продаж осуществляется в одноименном функциональном режиме.
Главный способ формирования записей в книге продаж – автоматический, на основе первичных документов. Однако при необходимости записи можно вводить и вручную; этот способ ввода записей рекомендуется использовать для обработки различного рода нестандартных ситуаций, когда первичные документы отсутствуют.
Форма ввода/корректировки записи в книгу продаж содержит две закладки: Общее (где вводится перечень реквизитов данной записи) и Проводки (где отражается контировка сделанной записи по соответствующему плану счетов).
Правила формирования записей зависят от типов записей
OT – отгрузка.
Запись формируется на основании продажного счета-фактуры по факту отгрузки ТМЦ, имущества, выполнения работ.
Ее необходимо сформировать вручную:
При ручном формировании записи в ней необходимо заполнить следующие поля:
Счет-фактура, №, от. Ссылка на счет-фактуру, подлежащий отражению в книге продаж. Выбирается из реестра счетов-фактур, не полностью разнесенных в книгу продаж; при этом в поле Остаток показывается сумма неразнесенного остатка по счету-фактуре;
Номер ГТД, Страна. Сведения о номере ГТД и стране происхождения ТМЦ вводятся вручную;
Вид реестра, в котором хранится соответствующий документ отгрузки, выбирается из перечня значений: Товары, Запасы, Услуги, Имущество. После этого в следующем поле можно вызвать реестр документов отгрузки соответствующего типа, отфильтрованных по контрагенту, указанному в счете-фактуре. В реестре можно выбрать только один документ. Выбор документа не обязателен; если документ не выбран, дату и сумму отгрузки следует ввести вручную;
Дата регистрации – дата регистрации отгрузки товаров, запасов, имущества или услуг, отраженных в счете-фактуре. Заполняется автоматически – согласно дате из соответствующего документа/акта. При их отсутствии - вводится вручную
Зарегистрирована отгрузка на сумму – общая стоимость отгруженных товаров, запасов, имущества, услуг. Заполняется автоматически – по данным из соответствующего документа/акта. При их отсутствии - вводится вручную;
Сумма записи. Сумма записи формируется автоматически – исходя из суммы неразнесенного остатка по счету-фактуре и суммы по документу оприходования. При необходимости данная сумма может быть скорректирована вручную;
Дата записи. Дата записи в книгу покупок. Определяется исходя из даты счета-фактуры и даты оприходования. При необходимости может быть скорректирована вручную.
АВ – аванс полученный
Запись формируется на основании авансового счета счета-фактуры на авансовые платежи, поступившие в счет предстоящий отгрузки (выполнения работ)
Ее необходимо сформировать вручную:
При ручном формировании правила ввода записей аналогичны правилам ввода записи на отгрузку. Платежный документ можно выбрать из соответствующего реестра документов безналичных или наличных платежей со статусом «оплачен» (зарегистрированы по выписке банка или листу кассовой книги); в том случае, если по каким-то причинам документ в реестре отсутствует, дату регистрации оплаты и сумму платежа необходимо ввести вручную.
СУ – восстановление аванса уплаченного
Запись формируется на основании счета-фактуры на аванс уплаченный, разнесенного в книгу покупок, и счета-фактуры на оприходование ТМЦ, разнесенного в книгу покупок, т.е. запись предназначена для восстановления НДС по авансу уплаченному, который был принят к вычету по факту получения авансового счета-фактуры от поставщика.
Запись можно сформировать вручную:
В записи необходимо заполнить следующие поля
Авансовый с-Ф , №, от - Нужный счет-фактуру выбирают из списка счетов-фактур на аванс уплаченный, по которым восстановление на полую сумму не произведено; при этом в поле Остаток отображается остаток к вычету;
Отгрузочный с-ф, №, от - Нужный счет-фактуру выбирают из списка счетов-фактур на оприходование, по которым восстановление на полую сумму не произведено; при этом в поле Остаток отображается остаток к вычету;
Сумма записи – формируются автоматически как наименьшая из остатков по счетам-фактурам
Дата записи – формируются автоматически на основе даты отгрузочного счета-фактуры.
Помимо перечисленных, наиболее части используемых типов записей, в книг можно формировать записи таких типов:
ВУ – возврат аванса уплаченного
Запись формируется на основании счета-фактуры на аванс уплаченный (разнесенного в книгу покупок), в том случае, если сумма аванса возвращается.
ПЛ – прочие платежи
Запись формируется на основании счета-фактуры на платежи, не являющиеся авансовыми в счет предстоящий поставки (выполнения работ)
ВС - Восстановление НДС
Запись формируется на основе закупочного счета-фактуры, по которому уже сформирована запись в книгу покупок, т.е. предназначена для восстановления суммы НДС, ранее принятой к вычету.
ПР – прочие продажи.
Запись предназначена для формирования книги продаж без использования счетов-фактур.
Корректировка данных и кнопка «Пересчет»
Из суммовых данных по записи в книгу продаж можно корректировать сумму записи в книгу, облагаемую сумму и сумму налога по строке. Значения этих полей, откорректированные пользователем вручную, выделяются синим цветом.
При выборе пункта Пересчет значения, введенные пользователем в данных полях, будут заменены на значения, рассчитанные системой.
Только для типа записей СУ - восстановление аванса уплаченного при выборе пункта Пересчет возможны два режима пересчета: