Каталог решений для БЭСТ-5

   Чтобы установить систему на свой компьютер, необходимо предварительно проверить, удовлетворяют ли его технические характеристики и установленное на нем программное обеспечение минимальным требованиям, необходимым для нормальной работы системы БЭСТ-5. Это процессор не ниже Intel Pentium II 233 MHz, оперативная память не ниже 128 Мб, жесткий диск объемом не менее 2 Гб, видеокарта с объемом памяти не менее 4 Мб. Рекомендуемая операционная система Windows XP, хотя реально система нормально работает и в Windows 2000 Professional (SP3 и выше). Более подробно сведения по установке изложены в файле Readme, который находится на CD, прилагаемом к книге.

   Если компьютер и ПО удовлетворяют этим условиям, на CD следует найти файл Setup.exe, запустить его и ответить на задаваемые программой установки вопросы. После установки на рабочем столе появится ярлык для запуска программы, а в меню кнопки «Пуск» - соответствующая рабочая группа.

   При первом запуске в окне «пользователь» будет стоять любимое слово программистов admin, а окно «пароль» останется незаполненным. Менять эти поля не нужно. После нажатия кнопки «ОК» появится окно, озаглавленное «Выберите профиль». Это тоже жаргон программистов, на который разумнее всего просто не обращать внимание. В данном случае выбором профиля они называют выбор предприятия. При первом входе выбор один – создать новое предприятие. На экране развернется окно, изображенное на рис. 1.

Рис. 1

   В окне «Создание базы данных» предусмотрены три возможности. Если выбрать «Развернуть рабочую БД», будет создана пустая база с настройками, предусмотренными разработчиком. В этом случае в окне «Локальный путь относительно сервера» следует указать название папки с базой данных и путь, по которому она должна быть расположена. То же самое следует указать в окне «Сетевой путь», можно путем копирования. Если выбрать «Развернуть демо БД», будет создана база данных, содержащая пример работы предприятия, предлагаемый разработчиком. В окне «Тип базы данных» возможен выбор из достаточно большого набора  настроек, соответствующих разным вариантам налогообложения и области деятельности. Окно «Название предприятия» не должно быть пустым. База данных с типом «Частное или негосударственное (Мой бизнес)» будет основной в этой книге. Ее можно развернуть как в полной системе БЭСТ-5, так и в поставке, ориентированной только на БЭСТ-5. «Мой бизнес». База данных позволяет работать как в рамках общей системы налогообложения, так и в рамках УСН или ЕНВД. Для этих целей в едином плане счетов присутствуют забалансовые счета для ведения налогового учета в общей системе и в УСН.

   Однако, следует иметь в виду, что документооборот в основных бизнес-процессах в этих системах разный. Так что, в любом случае, система типовых операций должна быть подвергнута определенной ревизии, исходя из представлений пользователя о том, как должен быть организован документооборот на его предприятии. В значительной мере предлагаемая вниманию читателя книга посвящена тому, как сделать такую ревизию. Что касается базовых настроек, от которых можно при этом отталкиваться, то, на взгляд автора, их должно быть три. Для общей системы налогообложения (ОСНО). Для упрощенной системы налогообложения (УСНО) от доходов или с применением единого налога на вмененный доход (ЕНВД). Для упрощенной системы налогообложения, с использованием налоговой базы «доходы минус расходы». Последняя система налогообложения имеет наиболее неопределенную и двусмысленную нормативную базу, и получила у бухгалтеров заслуженное название «усложненки». При применении этой системы приходится думать не столько о соблюдении законодательства, сколько о том, как не попасть на территорию «налогового произвола», где возможно максимально широкое толкование нормативных актов. Если же предприятие ведет несколько видов деятельности, с разными режимами налогообложения, на взгляд автора, совершенно бесперспективно пытаться уложить бухгалтерский учет в рамки некой универсальной схемы. Модель учета должна быть индивидуальной, ориентированной на особенности деятельности конкретного предприятия.

   В этой книге подробно описана только общая система налогообложения. Хотя в демонстрационных примерах будут приведены настройки и для других систем. Однако детальное описание этих настроек пока выходит за рамки финансовых возможностей автора… Описание демонстрационных примеров дается в приложении. Пока таких примеров два, но со временем их коллекция будет пополняться.

   Пожалуй, для работы с книгой имеет смысл создать четыре базы данных. Во-первых, базу с демонстрационным примером, предлагаемым разработчиком. Во-вторых, пустую базу данных с планом счетов и настройками, предлагаемыми разработчиком. В-третьих, базу данных с одним из демонстрационных примеров, резервная копия которого расположена на CD. И, в-четвертых, пустую базу данных с упрощенным планом счетов, который предлагается автором. Название предприятия для пустых баз данных может соответствовать предприятию читателя.

   Так что первым лучше создать предприятие со стандартным демонстрационным примером. После нажатия кнопки «Создать» база данных будет создана и снова появится окно «Выберите профиль», в котором будет уже две позиции. Если снова выбрать "Создать новое предприятие", можно создать пустую базу данных с настройками, предлагаемыми разработчиком, для режима налогообложения, соответствующего Вашему предприятию.

   После этого выбираем любое из двух созданных предприятий. Появляется главное меню программы. Выбираем «Настройка» - «Базы данных» - «Сервисные режимы» - «Восстановление базы данных из архива». Последовательно появятся два окна основной настройки, а затем – окно для выбора расположения архивной копии, изображенное на рис. 2. В этом окне выбираем на CD файл mb0_12.7z.

Рис. 2

   После выбора файла с архивной копией появится окно «Восстановление базы данных из архива» (рис. 3). В нем два варианта выбора. При первом выборе «В существующее предприятие» вся информация из только что созданной базы данных будет стерта и заменена данными из архивной копии. Этот режим работает с некоторыми ограничениями. Поэтому лучше выбрать второй вариант «Создать новое предприятие». При таком выборе в полях «Локальный путь относительно сервера» и «Сетевой путь», следует, аналогично тому, как было сделано для первых предприятий, указать название новой папки с базой данных и ее расположение. На первый взгляд это кажется обременительным, но отчетливо представлять, где хранятся Ваши данные, совсем нелишне. После этого происходит распаковка данных из архива в созданную папку.

   По окончании процесса распаковки снова появляется окно «Создание базы данных». В нем ничего не нужно менять, название будет взято из распакованной базы. На этом процесс создания нового предприятия заканчивается. Аналогичным образом можно создать четвертое предприятие, путем распаковки архивной копии mbz_12.7z, которая содержит модель хозяйственной деятельности малого предприятия, работающего в рамках общей системы налогообложения. Перейти в новую базу данных можно, используя пункты меню «Файл» - «Выбрать предприятие», или с помощью пиктограммы, расположенной строкой ниже.

Рис. 3

   После этого можно начинать конкретную работу. Перед этим программа сообщит, что требуется произвести «Восстановление индексных файлов». Пользователю эту процедуру можно интерпретировать как профилактический осмотр и мелкий ремонт в автоматическом режиме файлов, составляющих его базу данных. Она предусмотрена практически во всех программах, работающих с большими базами. Выполнять процедуру рекомендуется всегда, когда есть подозрение, что программа работает нештатным образом. Запускается с помощью пунктов меню «Настройка» - «Базы данных» - «Сервисные режимы» - «Восстановление индексных файлов».

   Программная система БЭСТ-5 состоит из достаточно большого числа программных модулей, предназначенных для реализации различных функций учета и управления. Управление согласованной работой этих модулей осуществляется специальной программой, называемой сервером приложений. Эта программа запускается при первом после включения компьютера запуске системы, и продолжает оставаться в оперативной памяти после выхода из системы. Значок этой программы можно увидеть на панели задач; используя его, сервер приложений можно выгрузить.

   Все программные модули, или "приложения", как их стали, следуя моде, называть разработчики, делятся на несколько групп, видеть которые можно в главном окне программы. Названия их достаточно условны; группы служат скорее для удобства структурирования модулей. Условность проявляется в том, что в некоторых случаях, например, при технико-экономической подготовке производства, приходится использовать модули, расположенные в трех разных группах.

   Может быть, естественнее было бы структурировать модули по принадлежности к учетному или планово-экономическому «контуру», может – по каким-то другим принципам. Вопрос только, будет ли такое структурирование более удобным. К сожалению, разработчики программных продуктов не имеют обыкновения обосновывать, почему ими принят тот или иной вид органов управления программой. Возможно, если мы начнем обсуждать подобные вопросы в печати, они вынуждены будут это сделать. А пока просто посмотрим, из каких модулей состоит каждая программная группа. Подробно с их функциями будем знакомиться по ходу работы. С помощью пункта меню «Справка» в верхней части окна программы можно выбрать «Документация» и развернуть подробное описание каждого программного модуля.

   Как уже упоминалось, система БЭСТ-5. «Мой бизнес» имеет фиксированный состав модулей и фиксированное количество рабочих мест. Главное меню этой программы представлено на рис.  4.

Рис. 4

   Число программных модулей в полной системе БЭСТ-5 существенно больше. Поскольку эта книга рассчитана на быстро растущего в служебном и профессиональном отношении главного бухгалтера, можно предположить, что вместе с ним будет расти используемая им программная система. Поэтому ниже будет сделан краткий обзор всех модулей, составляющих полную систему БЭСТ-5. Окно главного меню этой системы представлено на рис. 5.

Рис. 5

   Здесь показаны все модули и программные группы, отсутствующие на рис. 4. Как видно из рисунка 5, всего в системе БЭСТ-5 семь программных групп.

   Группа «Финансы» состоит из семи модулей. Модуль «Денежные средства» ориентированы на работу с безналичными и наличными денежными средствами. Тесно связан с ним модуль «Расчеты с сотрудниками», где отражаются расчеты по выплате заработной платы и подотчетным суммам.

   Модуль «Имущество» предназначен для работы с основными средствами, и другим имуществом, для которого расходы на его приобретение учитываются в налогообложении не сразу, а по частям. Такого рода категорий имущества российский чиновник изобретает все больше. В модуле «Главная книга» сосредоточен бухгалтерский учет в узком смысле слова, т.е. вся система обработки проводок. Может быть, название и не очень удачное, потому что может навести на мысль, что этот модуль предназначен только для ведения специального сводного бухгалтерского документа с тем же названием. Впрочем, в бухгалтерском учете достаточно много одинаковых слов, обозначающих разные понятия. Самый яркий пример – термин «счет», у которого есть пять или шесть смыслов.

   Модуль «Ведение договоров» используется для управления протяженными во времени взаимоотношениями с партнерами. Договор может иметь несколько этапов, по ним отслеживаются выставленные счета на оплату, платежи и отгрузки, соответствие их плану.

   Отдельно следует остановиться на модуле «Расчеты с партнерами». Казалось бы, выстроить систему ведения взаиморасчетов с большим количеством партнеров – едва ли не главная задача классического бухгалтерского учета. Однако, в российской практике фундаментальные основы этой науки все более и более размываются. Стало практически общепринятым «размазывать» долг партнера по нескольким синтетическим счетам. А это приводит к необходимости собирать информацию о долгах где-то в отдельном месте. Во многих системах для этих целей применяют специальный аппарат – «Карточку взаиморасчетов», которая с бухгалтерской точки зрения представляет собой забалансовый счет, на который делаются проводки параллельно с проводками на различные субсчета счетов 60, 62, 76, с тем, чтобы там формировалось итоговое сальдо расчетов с партнером. Можно сказать, что модуль «Расчеты с партнерами» призван свести к минимуму вред от падения общей культуры бухгалтерского учета, получившей в России широкое распространение. Однако, наличие этого модуля совсем не обязывает нас не стремиться к построению в своем предприятии красивой и элегантной учетной системы.

   Особое место в этой группе занимает модуль «Бюджетирование». Он предназначен для финансового планирования. В принципе, финансовое планирование нужно всем предприятиям, в том числе и самым малым. Все мы хотим знать, сколько денег будет на нашем расчетном счете через месяц, два, квартал, год. Во многих предприятиях, где работа строится на основе долгосрочных договоров, эти суммы могут быть подсчитаны почти однозначно. В других предприятиях доходы и расходы определяются на основе некоторых прогнозов.

   Однако технологиям финансового планирования в нашей стране очень не повезло. Вести учет требует законодательство. Как это делать, учат в учебных заведениях самого разнообразного уровня. Финансовое планирование, по большому счету, нужно предприятию никак не меньше, чем учет. Однако закон его не требует, как вести планирование, не учат практически нигде. И подавляющее большинство владельцев предприятий вместо финансового планирования использует «финансовые мечты». Тоже полезный инструмент. Но планирование не заменяет.

   Автор также имеет некую глобальную мечту. Подготовить набор бюджетов, ориентированных на малое предприятие. Подробно описать технологию их использования. Организовать массовое обучение бухгалтеров малых предприятий технологиям финансового планирования. Однако реализация этой мечты явно выходит за рамки настоящей книги, хотя определенная работа по переводу ее в практическую плоскость сделана.

   Принимая во внимание упомянутые соображения, пока разработчики системы БЭСТ-5 достаточно осторожно предлагают инструментарий для построения бюджетов. Считается, что систему бюджетов пользователь должен выстроить сам в соответствии со своими представлениями о финансовом планировании. Тем не менее, автор надеется, что в ближайшие годы произойдет резкий рост популярности технологий финансового планирования, для них появятся общепринятые стандарты, а модуль «Бюджетирование» получит значительное развитие.

Следующая программная группа – «Логистика». В ней – девять модулей.
   Модуль «Продажи. Клиенты» является, в основном, модулем торгового учета. В нем формируется ценовая политика, ведутся прайс-листы на товары и услуги, выписываются счета на оплату, ведется учет заказов, поступивших от покупателей. Кроме того, в этом же модуле ведется бухгалтерский учет реализации услуг, оказываемых нашим предприятием сторонним организациям.

   Складской учет товаров и готовой продукции реализован в модуле «Товары. Продукция». Модуль «Закупки. Поставщики» предназначен для обработки протяженных договоров с поставщиками, а также для учета услуг, оказываемых нашему предприятию.

   Складской учет материалов, используемых в производстве, или расходуемых для собственных нужд предприятия, реализован в модуле «Сырье.Материалы». Общие принципы материального учета в этом модуле аналогичны принципам, положенным в основу функционирования модуля «Товары.Продукция». Однако, этот модуль складского учета все теснее связывается с модулями управления производственной деятельностью – «Планирование производства» и «Учет производства».

   Функции обработки счетов-фактур выделены в специальный модуль - «Книга покупок – продаж». Специфические операции, связанные с ведением реестров счетов-фактур и этих книг реализованы именно здесь. Регистрация входящих и формирование исходящих счетов-фактур производится, как правило, путем автоматического доступа в этот модуль из других модулей, в основном – складского учета. Раньше этот модуль не был прямо связан с бухгалтерским учетом, в том смысле, что в нем не формировались проводки. Однако возможность формировать проводки, связанные с записью в книгу продаж или покупок появилась в нем достаточно давно. Правда, пока она используется не очень широко. Автор опробовал эту возможность в ряде практических внедрений систем БЭСТ. В настройках базы данных, подготовленных для этой книги, указанная возможность используется в полной мере.

   Модуль «Торговый зал» предназначен, в основном, для оперативного учета в розничной торговле. Мы будем обозначать этим термином учет каждой розничной продажи как в натуральном, так и в денежном выражении. В модуле имеются очень развитые средства связи со специализированным торговым оборудованием, прежде всего – кассовыми аппаратами или терминалами.

   В этой же программной группе расположен модуль «Анализ товаров и услуг», который позволяет формировать большое количество аналитических документов и диаграмм. Модуль «Мобильная торговля» предназначен для организации работы мобильных торговых представителей с использованием карманных компьютеров.

   Возможно, несколько искусственным покажется включение в эту группу (как, впрочем, и в любую другую) модуля «Автотранспорт». Он предназначен, в основном, для обработки путевых листов. С этой обработкой связаны две другие задачи по учету транспортной работы. Расчет списания ГСМ по нормам, и расчет зарплаты водителей. Модуль решает также ряд других полезных задач, но эти, на взгляд автора, являются основными. Модуль будет полезен в любом предприятии, имеющем автотранспорт. Однако для системы БЭСТ-5. «Мой бизнес» в этой книге предлагается специальная методика учета ГСМ, не ориентированная на его применение.

   Программная группа «Производство» имеет два модуля – «Планирование производства» и «Учет производства». Именно в них отразилась главная тенденция развития комплекса БЭСТ-5 в последние годы – перерастание системы учета в полноценную интегрированную систему управления предприятием. Эти модули в значительной степени ориентированы на автоматизацию работы планово-экономического отдела промышленного предприятия. В них рассматриваются спецификации выпускаемой продукции и полуфабрикатов, нормы расходования сырья и трудовых ресурсов, рассчитывается плановая себестоимость каждого вида готовой продукции и, по данным учета, фактическая себестоимость.

   Термин «учет» в этой группе применяется достаточно условно, т.к. в производстве  отделить учет от планирования в ряде случаев попросту невозможно. Например, нормы расходования сырья на единицу готовой продукции, безусловно, являются элементом планово-экономической системы, который возникает в результате специфического процесса – технико-экономической подготовки производства. Однако, учетная система, в которой списание сырья осуществляется без учета этих норм, вряд ли может быть названа полноценной. Вообще, при управлении производственной деятельностью, сращивание и взаимопроникновение функций учета и планирования становится все более заметной тенденцией.

   Очень специфической разновидностью производственной деятельности является производство пищевой продукции на предприятиях общественного питания. Этот вид производственной деятельности сопровождается оформлением большого количества специфических отчетов, например, с расчетом калорийности производимой продукции. Планирование её выпуска также существенно отличается от планирования в других отраслях. По этой причине для предприятий общественного питания был разработан специализированный модуль управления производственной деятельностью – «Питание.Калькуляция». По сути дела, этот модуль тоже предназначен для управления производством, но вынесен в настоящее время в группу «Отраслевые решения». Подробно технологии работы с использованием этого модуля изложены в [18,19].

Четвертая программная группа – «Персонал». Она состоит из трех модулей.

   «Кадры» и «Табельный учет» рассматриваются обычно как предназначенные для автоматизации работы отдела кадров. В модуле «Кадры» ведется учет приказов, касающихся персонала предприятия, перемещений, отпусков. Оформляются стандартные документы, касающиеся работы отдела кадров. В модуле «Табельный учет» отражаются особенности использования рабочего времени сотрудников предприятия.

   Модуль «Заработная плата» является гордостью разработчиков системы БЭСТ. Многие предприятия, которые ведут учет на других программных продуктах, предпочитают использовать его для обработки информации, связанной с зарплатой. Для таких предприятий было подготовлено специальное технологическое решение, позволяющее использовать этот модуль отдельно. В модуле «Заработная плата» имеются мощные средства, обеспечивающие поддержку как повременной, так и сдельной системы оплаты труда. Особенно эффективны они при наличии нескольких счетов затрат для зарплаты одного сотрудника.

   В модуле ведется учет взносов во внебюджетные фонды по каждому сотруднику, персонифицированный пенсионный учет, формируются платежные поручения на уплату всех налогов, связанных с зарплатой.

   Зарплата может выплачиваться через кассу, или перечисляться в банк на пластиковые карточки сотрудников. Для этих целей формируются и настраиваются все необходимые файлы. По окончании года автоматически формируются данные на магнитных носителях в пенсионный фонд и налоговую инспекцию (2НДФЛ).

Пятая программная группа – «Отраслевые решения».

   Она содержит несколько модулей, ориентированных на ряд специальных видов деятельности. Состав этих модулей постоянно расширяется. В настоящее время это модули «Автострахование», «Аптека», «Питание. Калькуляция», «Лизинг» (рис. 6).

   Модуль «Автострахование» предназначен для автоматизации работы со страховыми полисами и выполнения ряда сопутствующих операций. Модуль «Аптека» ориентирован на фармацевтическую торговлю. Модуль «Питание. Калькуляция» применяется для управления производством и формирования отчетности при питании организованных коллективов, в том числе – в детских учреждениях. Работа на основе договоров лизинга автоматизируется в модуле «Лизинг».

Рис. 6

   Эти модули зачастую применяются в проектах кусочной автоматизации управления, когда, например, бухгалтерский учет ведется на программе «1С:Бухгалтерия 8», а вся логистика – на складском модуле системы БЭСТ-5 и модуле «Аптека». Однако у них есть коренное отличие от программ, ориентированных только на кусочную автоматизацию. Они не требуют «интеграции» или настройки каких-либо обменов данными с основными модулями системы, поскольку изначально разрабатывались как часть единого целого. По этой причине решение задачи об организации связей с другими программными продуктами обычно не предлагается. Проще, и перспективнее, вообще отказаться от кусочной автоматизации, и реализовать на своем предприятии единое информационное пространство.

Система БЭСТ-5 имеет еще две вспомогательные программные группы.

   В группе «Дополнительно» два модуля «Настройка счетов» и «Приложение пользователя». Вероятно, предполагается, что именно сюда будут помещаться программы, разработанные пользователем самостоятельно с помощью среды разработки «Дизайнер приложений».

   В группе «Настройка» также два модуля. В модуле «Базы данных» сосредоточены технологические операции, касающиеся создания баз данных, их сохранения, преобразования баз данных, сформированных в других программах. Особое место в этих режимах занимают создание резервной копии базы данных, и разворачивание базы данных из резервной копии.

   Ежедневное резервное копирование базы данных на независимый носитель, не связанный постоянно с компьютерной системой, является непременным элементом компьютерных технологий управления. Лучше всего, чтобы таких носителей было несколько, например, по одному на каждый день недели. Многолетняя практика эксплуатации компьютерных систем управления показывает, что в фирме, где эти операции не делают, в среднем раз в 2-3 года возникают очень неприятные проблемы, связанные либо с кражей сервера, либо с выходом техники из строя, либо с заражением вирусами, либо с иными причинами.

Модуль «Общие данные»

    Предназначен для ведения основных справочников, используемых во всех модулях системы.

   Разделение доступа пользователей к различным модулям и режимам системы осуществляется в рамках отдельной программы, называемой «менеждером пользователей».

   Отдельно следует остановиться на подготовке в программе печатных форм первичных и сводных документов. Для этих целей в программу встроена программа FastReport сторонних разработчиков. Эта программа применяется как для просмотра печатных форм, так и для разработки или корректировки  их структуры. Файлы, содержащие бланки документов и алгоритмы заполнения отдельных полей, называются шаблонами документов.

   В режиме просмотра документ перед печатью может быть откорректирован без изменения его шаблона. Для этого достаточно в любом месте документа произвести двойной щелчок мыши, и документ перейдет в режим корректировки, в котором документ состоит из отдельных полей. Поля можно передвигать мышью или менять текст внутри поля. Для изменения текста нужно подвести указатель мыши к изменяемому участку документа, нажать правую клавишу, и выбрать в меню пункт «Редактор». В появившемся окне изменить текст и нажать кнопку ОК с изображением галочки. С помощью меню можно также изменить шрифт и некоторые другие характеристики текста. При выходе из режима корректировки будет задан вопрос о необходимости сохранения изменений.

   Чтобы менять шаблоны документов, чаще всего достаточно в верхнем меню выбрать п. «Сервис» - «Дизайнер отчетов», а затем п. «По текущему разделу» или «По всему приложению». В первом случае на экране появится пустой шаблон, который нужно заменить необходимым, используя пункт «Файл» -  «Открыть». Во втором случае сразу появится окно запроса необходимого шаблона. При работе с первичными и сводными документами в дизайнере отчетов используется общий термин – «отчет». Вообще, надо сказать, что терминология этой программы достаточно специфична. Использование таких слов, как «бэнды» или «скрипты», наводит на мысль, что она ориентирована исключительно на узкий круг программистов, предпочитающих не использовать общепринятые в научной литературе по информатике термины. Меню программы частично русифицировано, однако в деталях программа остается англоязычной. В программе используется специфический язык программирования, достаточно сильно отличающийся от базового языка для разработки БЭСТ-5.

   Обозначения полей, доступных для использования в FastReport, чаще всего не описаны. Так что есть проблемы при корректировке форм документов не только специалистами в предметной области, но и программистами, не имеющими контактов с непосредственными разработчиками печатных форм. Будем надеяться, что это своеобразные «болезни роста». Во всяком случае, на взгляд автора, задача о разработке в БЭСТ-5 средств параметрической настройки печатных форм является в настоящее время едва ли не самой актуальной.