Каталог решений для БЭСТ-5

   Эта глава соответствует, в основном, работе автора [4]. В системах автоматизированного учета часто перед формированием отчетной документации возникает необходимость провести максимально полный контроль правильности начисления налогов, списания затрат, и вообще провести поиск ошибок в бухгалтерском учете. По роду своей деятельности, с одной стороны, руководителя фирмы по внедрению компьютерных технологий учета, а с другой – преподавателя этих технологий,  автору достаточно часто приходится иметь дело с этой процедурой.

   В одном из семестровых учебных курсов мы моделируем деятельность в течение квартала среднего торгового предприятия с оптовой и розничной торговлей в сетевой бухгалтерской системе на 10 - 12 рабочих мест. Выделяем четыре основных бизнес-процесса. Это закупка материальных ценностей, оптовая реализация, реализация в розницу через подключенные к компьютерной системе кассовые аппараты, начисление зарплаты, выплата зарплаты и уплата налогов. Настоящая книга в значительной степени соответствует теоретическому материалу, используемому в рамках этого курса. На его основе была сформирована также практическая часть уже упоминавшегося [6,7] интернет-проекта «Из рядовых – в главные».

   Обычно не менее четверти учебного времени я уделяю именно процессу диагностики накопившейся по ходу моделирования бухгалтерской информации, и предваряю процесс практического поиска ошибок 2 – 3 лекциями. При этом спектр ошибок, допускаемых студентами, значительно шире, чем то, что обычно встречается на объектах внедрения автоматизированных систем бухгалтерского учета. Например, появление кредитового сальдо по счетам банка или кассы в процессе работы студенческой команды – достаточно обычное явление. На предприятиях это, естественно, большая редкость. На часть ошибок я указываю в процессе занятий, часть – особенно, наиболее поучительных, - сберегаю для процесса диагностики.

   Можно сказать, что поиск ошибок в базе данных, сформированной студентами, сродни наведению порядка новым главным бухгалтером в небрежно ведущемся бухгалтерском учете. В этом смысле, учебные базы данных представляют уникальный материал, позволяющий, с одной стороны, получить практику такого рода наведения порядка, а с другой – теоретически осмыслить этот процесс.

   Отчасти, процесс диагностики бухгалтерской системы сходен также с процессом налоговой проверки грамотным в бухгалтерском отношении налоговым инспектором. В любом случае, имитация элементов такой проверки перед сдачей отчетности весьма полезна.

   В этой главе сделана попытка изложить методику диагностики, как она видится автору, безотносительно к какой бы то ни было конкретной программной системе. Система диагностики основывается на возможности быстрого получения самой разной сводной отчетности за различные временные интервалы.

   Диагностику бухгалтерской системы можно разделить на два направления, которые условно можно назвать «диагностикой по вертикали» и «диагностикой по горизонтали». При диагностике «по вертикали» анализируются последовательно сводные бухгалтерские документы различной степени общности. При диагностике «по горизонтали» анализируется документы одного уровня, но за разные, обычно все более короткие, промежутки времени. Реально эти два подхода обычно совмещаются и комбинируются.

   В принципе, идея иерархической диагностики достаточно проста. Все сводные бухгалтерские документы делятся на несколько иерархических уровней. Поскольку документ, содержащий более 2-3 страниц, обычно крайне сложно использовать для продуктивного анализа, главное требование к каждому документу – небольшой объем, и оптимальное соотношение между широтой охвата бухгалтерской информации, и степенью подробности ее отражения. Иногда на конкретных предприятиях приходится конструировать и нестандартные документы. Например, в одной крупной госбюджетной организации мы, совместно с главным бухгалтером, кроме стандартных, ввели в обращение более двух десятков служебных журналов-ордеров. На верхних уровнях – широкий охват, но мало подробностей. На нижних – узкая область учетных операций, но большое количество деталей.

   Сначала рассматриваются документы, в формировании которых принимает участие вся бухгалтерская информация. По результатам анализа определяется область учета, в которой, предположительно, есть проблемы. Формируется документ следующего уровня, относящийся только к этой области, анализируется, и проблемная область суживается еще более. Этот процесс повторяется до тех пор, пока проблема не будет локализована в конкретном первичном документе. Для среднего предприятия, в котором за год формируется несколько десятков тысяч первичных документов и порядка 100 тыс. проводок, обычно хватает 3-4 уровней диагностики.

   К сожалению, в последнее время, особенно в среде программистов, занимающихся автоматизацией бухгалтерского учета, отмечается большой разнобой в понимании ряда бухгалтерских терминов. Поэтому, вероятно, имеет смысл предварительно уточнить, какой смысл вкладывает автор в то или иное понятие. Начнем с плана счетов. Это тоже иерархическая структура. На верхнем уровне синтетические  счета бухгалтерского учета, которые могут делиться на субсчета, субсчета второго уровня, и т.д. Субсчета нижнего уровня могут подразделяться на аналитические счета, которые, в свою очередь могут быть многоуровневыми. Чем же отличаются субсчета синтетических счетов от счетов аналитических?

   На взгляд автора, главное, а может быть, и единственное отличие состоит в степени стабильности этих единиц бухгалтерского учета. Структуру синтетических счетов имеет смысл тщательно продумать на этапе конструирования учетной системы для конкретного предприятия. Менять ее на протяжении года иной раз приходится, но это всегда сопровождается определенным объемом работы. Ранее уже приводился пример предприятия, на котором начали вести учет с единым счетом 20 – затраты на основное производство, а затем в середине года решили разделить его на три субсчета. При этом неизбежно придется рассмотреть каждую проводку с участием этого счета, и либо указать для нее субсчет, либо заменить несколькими проводками на разные субсчета. Поэтому изменение плана счетов – это обычно прерогатива исключительно главного бухгалтера, и этими изменениями не злоупотребляют.

   По-другому обстоит дело с аналитическими счетами. Открытие аналитического счета нового партнера на счете 60 никак не отражается на старых проводках по этому счету, поэтому делается обычно оперативно, в процессе заполнения первичного документа. Другое дело, если изменяется сам принцип организации аналитических счетов, например, внутри аналитического счета партне-ра вводится дополнительное деление по заключенным с партнером договорам.

   Если понятие синтетического счета и его субсчетов понимается всеми более или менее одинаково, то на уровне аналитических счетов разнообразие терминов весьма велико. Это субконто, аналитическая карточка, аналитическое измерение, и т.д. Причем в ряде программных продуктов аналитические счета открываются не поодиночке, а привязываются к синтетическому счету целыми наборами. В этом случае появляются дополнительные термины, такие как справочники или наборы субконто, наборы системных или пользовательских аналитик, справочники аналитических измерений. Причем в ряде случаев чувствуется, что авторы этих понятий постоянно путают отдельные единицы бухгалтерского учета с их наборами или иерархическими уровнями. Особенно в тех разделах документации к программной системе, которые посвящены операциям по адаптации системы к конкретному предприятию. Например, если требуется провести перебор договоров, заключенных с конкретным партнером, нередки случаи, когда описание работы конкретного оператора перебора совпадает с его фактической работой с точностью до наоборот. Вероятно, единственным выходом из сложившегося положения было бы принятие достаточно жестких стандартов на терминологию, используемую в программных продуктах для учета и управления. В этой книге, как уже неоднократно упоминалось, термины счет – субсчет – аналитический счет используются для обозначения отдельных единиц бухгалтерского учета на разных иерархических уровнях.