Вы здесь

Главная » Автоматизированное управление основными бизнес-процессами малого предприятия (Пособие для молодого главбуха)

9. Бизнес-процесс «Оптовая реализация ТМЦ»

Документооборот и схема бизнес-процесса.

   Под оптовой реализацией мы будем понимать продажу товара определенному покупателю, данные о котором фиксируются в бухгалтерском учете.

   Когда товар может быть предложен покупателю, начинается большой цикл работы, не порождающий бухгалтерских проводок. Это реклама, контакты с потенциальными покупателями и другие действия, направленные на продвижение товара. Эти действия называются иногда CRM-технологиями, и для их автоматизации используются специальные программы или модули комплексных управленческих программ. Несмотря на то, что они не относятся к бухгалтерскому учету в узком смысле, т.е. не порождают бухгалтерских проводок, среди них есть классические учетные задачи.

   Главная из них – учет заказов от покупателей. Обычно, факт приема такого заказа фиксируется специальным документом – счетом на оплату. Счет содержит банковские реквизиты, на которые покупатель может отправить оплату, перечень заказанных материальных ценностей с количеством, ценой и суммой. В счете на оплату фигурирует также итоговая сумма оплаты, с указанием, какова доля в этой сумме НДС. Это нужно потому, что банки обычно требуют, чтобы в платежном поручении сумма НДС указывалась.

   Счет подписывается ответственным лицом и заверяется печатью предприятия. Официальных обязательств со стороны поставщика счет не порождает. Тем не менее, если после выписки счета и его оплаты окажется, что отгружать покупателю нечего, и надо вернуть ему деньги, такая ситуация может очень негативно отразиться на репутации фирмы, и большинство поставщиков всячески старается ее избежать. С этой целью, во-первых, на счете указывается срок, в течение которого он действителен. В течение этого срока поставщик принимает на себя обязательство не менять цену для данного покупателя. Во-вторых, в счете указывается срок, на который товар резервируется за покупателем. Обычно эти сроки совпадают.

   Если номенклатура продаваемых товаров достаточно велика, и счетов выписывается много, то подсчет по каждой номенклатуре количества обещанного товара во всех счетах, по которым не истек срок оплаты, представляет непростую задачу. Такого рода задачи решаются в специфическом виде учета, который называется обычно торговым. Поэтому счета на оплату заносятся в большинство компьютерных систем учета, обрабатываются, отслеживается ход оплаты и отгрузки  по каждому счету.

   При продаже за наличные, моменты принятия решения об оплате, оплаты и отгрузки чаще всего практически совпадают. В принципе, система БЭСТ-5 позволяет в этом случае исключить счет из документооборота. Однако большинство фирм, использующих эту систему, предпочитает этого не делать. Во-первых, ради сохранения единообразия технологий. Во-вторых, счет на оплату все же может реально использоваться в различных второстепенных целях.

   Поэтому на рис. 48, где изображена схема документооборота, выписка счета на оплату является начальной точкой в нашем бизнес-процессе. Как видно из схемы, оптовая реализация может идти по трем ветвям.

   Во-первых, по предоплате, когда деньги за товар переводятся до его отгрузки. Это самый распространенный способ торговли. Когда-то делались попытки разделить понятия аванса и предоплаты. Сейчас этот вопрос решается достаточно однозначно, с точностью до одних суток. Если деньги поступили вчера, а отгрузку сделали сегодня – это аванс, и документооборот должен быть реализован соответствующим образом.

Рис.48

   Вторая ветвь схемы соответствует отпуску товара в кредит, с последующей оплатой. Документооборот здесь несколько проще, но налоговое законодательство приготовило другой сюрприз. Расходы предприятия, которые оно понесло, предоставив партнеру товарный кредит, считаются доходами. И это только малая часть сюрпризов, содержащихся в налоговом законодательстве. С другой стороны, это достаточно логично, если принять во внимание, что при реализации товара в кредит товар обменивается на актив – юридически подтвержденную дебиторскую задолженность.

   Третья ветвь соответствует реализации за наличные. В свое время законодатели, не особенно задумываясь о последствиях, приняли решение, согласно которому оптовые предприятия, принимающие наличную оплату, должны использовать кассовые аппараты. Примерно, как самолеты, буксируемые на стоянку – оглобли, хомут и керосиновый фонарь. Кассовый аппарат был изобретен совсем для других целей – контроля за выручкой, полученной от неопределенного круга покупателей, поэтому его применение сразу породило две проблемы. У всех кассовых аппаратов есть режим закрытия смены, когда фиксируются и выдаются для бухгалтерского учета суммы, полученные за определенный период. В розничной торговле эти суммы являются основанием для записей в кассовую книгу и книгу продаж. Таким образом, законодательство потребовало заносить эти суммы дважды. На основании отчетов с кассового аппарата, и на основании бухгалтерских документов на прием оплаты и отгрузку. Некоторое время это давало основание для налоговых санкций либо за нарушение правил ведения кассовых операций, либо за несоответствие реальной выручки кассовой книге. Потом, все же, российский чиновник решил, что это уже перебор, и разрешил не заносить в книгу продаж и кассовую книгу либо данные об оптовой реализации с кассового аппарата, либо данные из накладных и приходных кассовых ордеров. Так что сейчас в большинстве оптовых фирм данные с кассовых аппаратов в кассовую книгу и книгу продаж не заносятся. А некоторые фирмы приняли еще более радикальное решение, и вообще исключили прием наличных из своей практики.

   Рассмотрим более подробно левую ветвь, которая соответствует наиболее распространенной схеме оптовой торговли. В результате тщательной работы с покупателем коммерческой службы предприятия покупатель уносит с собой счет на оплату заказанного им товара. Естественно, что оплачиваются не все счета. Каждая оптовая фирма примерно представляет, насколько больше единиц товара можно включить в счета, по сравнению с тем, что имеется на складе. Эта величина может определяться из опыта, может – из определенных теоретических построений. В системах БЭСТ она называется «лимитом перезаказа».

   Сейчас для нас важен вопрос о том, когда следует открывать аналитический счет нового покупателя на счете 62, в момент выписки счета, или в момент получения предоплаты. Для системы БЭСТ-5 открытие такого аналитического счета эквивалентно занесению данных о покупателе в справочник партнеров. С одной стороны, если это сделать при выписке счета, в справочнике могут оказаться лишние партнеры, по которым никогда не было операций. С другой, в счете все равно должно присутствовать название покупателя. Если его не занести в справочник в момент выписки счета, потом все равно придется вводить второй раз при оформлении банковской выписки. Поэтому, чаще всего, все же выбирают первый вариант.

   После выписки счета на оплату покупатель принимает решение, следует или нет его оплачивать. Информация о факте оплаты поступает на предприятие или на бумажном носителе, или по системе «Клиент-Банк», в виде банковской выписки. На основании этого документа делаются бухгалтерские проводки. К банковской выписке банк прилагает копии документов, которые явились основанием для перечисления денег. В данном случае это будет платежное поручение покупателя в свой банк.

   Как уже отмечалось при обсуждении методики учета авансов, в налоговом кодексе отсутствует четкое определение указанного понятия. По этой причине, в ряде случаев, предприятие, имея долг перед партнером, тем не менее настаивает, чтобы переводимые партнеру деньги считались не погашением этого долга, а авансом в «счет будущих поставок». Не готов давать юридические советы, как предприятие должно себя вести в этом случае. Естественно, что не может принуждать его к какому-либо решению и грамотно построенная автоматизированная система. По этой причине, разработчики системы БЭСТ-5 достаточно осторожно относятся к предложениям автоматизировать процесс принятия решения о том, является сумма, фигурирующая в банковской выписке, оплатой ранее полученных товаров, или авансом, или и тем и другим, т.е. делится на два вида оплаты.

   Вопрос об автоматическом распознавании авансов полученных решается в системе БЭСТ-5 по тем же принципам, что и в отношении авансов уплаченных, т.е. вне бухгалтерского учета, в модуле «Расчеты с партнерами». Как уже отмечалось, для этого есть достаточно серьезные основания, связанные с тем, что налоговые последствия деятельности предприятия не должны зависеть от способа их отражения в бухгалтерском учете. Хотя сам способ отражения должен быть достоверным и адекватным.

   Аванс в системе БЭСТ-5 может быть определен двумя способами, «по партнеру», и «по сделке». Особенности этого определения обсуждались в предыдущей главе. Автор предпочитает пользоваться только первым способом. Тем не менее, выбор здесь за пользователем. Группе партнеров, в которую входят его покупатели, в настройке модуля «Расчеты с партнерами» можно присвоить способ расчетов «по партнеру» или «по сделке». Важно только помнить, что изменить эту настройку впоследствии будет практически невозможно.

   Еще одна особенность распознавания аванса в системе БЭСТ-5 связана с моментом этого распознавания. Оно происходит не в процессе обработки строки банковской выписки, когда формируются проводки, предусмотренные типовой операцией, а несколько позже, при нажатии на кнопку «Фактура». При этом происходит анализ карточки взаиморасчетов, и определение того, какая часть поступившего платежа является авансом. Таким образом, проводки, соответствующие авансу, можно сделать не в банковской выписке, а только при регистрации авансовой счет-фактуры. Это порождает определенные трудности, связанные с необходимостью сторнирующих проводок между субсчетами счета 62 в классической схеме учета авансов полученных. Но естественным образом вписывается в нестандартную схему учета авансов с помощью забалансовых счетов, предложенную в главе 3 этой книги и многократно испытанную при практических внедрениях компьютерных технологий учета.

   Формирование авансовой счет-фактуры и запись ее в книгу продаж происходят полностью автоматически или по запросу. В некоторых программных системах реализовано групповое формирование авансовых счетов-фактур в конце месяца. Вряд ли это следует признать правильным и безопасным в налоговом отношении. Особенно, если авансовые счета-фактуры выписываются последним днем месяца на сумму, равную кредитовому сальдо расчетов с партнером  на конец месяца. Во всяком случае, в системе БЭСТ-5 дата авансовой счет-фактуры совпадает с датой строки банковской выписки и датой записи в книгу продаж.

   Через некоторое время после получения аванса наступает момент передачи заказанного товара покупателю. При этом обычным образом оформляются документы на отгрузку – накладная и счет-фактура. Последняя регистрируется в книге продаж. В результате, одна продажа порождает в этой книге две записи – по авансовой счет-фактуре, и по счет-фактуре на реализацию. Вторая запись, аналогично тому, как это делалось при обработке авансов уплаченных, «сторнируется» записью в книгу покупок на сумму отгрузки.

   На схеме документооборота в бизнес-процессе «Оптовая реализация ТМЦ», изображенной на рис. 3, цифрами указаны типовые операции, с помощью которых формируются проводки, соответствующие тому или иному первичному документу. Как и в бизнес-процессе «Закупки ТМЦ», при организации этих проводок выдерживается принцип, согласно которому проводки в дебет счета 6803 всегда соответствуют записям в книгу покупок, а в кредит счета – записям в книгу продаж.