Вы здесь

Главная » Автоматизированное управление основными бизнес-процессами малого предприятия (Пособие для молодого главбуха)

6. Методология материального учета

   Учет материальных ценностей в натуральном и денежном выражении является одним из самых сложных участков бухгалтерского учета. Проблемам материального учета посвящена стать автора [13], которая в значительной мере повторяется в настоящей главе. Если на этом участке не наведен порядок, предприятие неизбежно будет нести значительные потери либо вследствие банального воровства, либо – нерационального расходования ресурсов.

   Радикальный способ контроля сохранности материальных ценностей – частые инвентаризации, когда по каждой номенклатуре проверяется соответствие количества в натуральных единицах, отраженного в учете, фактическим остаткам. Способ достаточно дорогой и трудозатратный.

   Кроме него, в торговле часто используют каждодневный контроль суммарной стоимости текущих остатков. Сравнивают выручку за определенный период, перемещения материальных ценностей, и изменение стоимости остатков.

   Первый способ ориентирован, в основном, на натуральные показатели, второй – на стоимостные.
   Чтобы первый способ эффективно работал, очень важно, чтобы места хранения ТМЦ и их номенклатура, отраженные в учете, соответствовали фактическим местам хранения и номенклатуре. Например, если ТМЦ в учете числятся на некотором складе, а фактически хранятся у десятка сотрудников, проверить фактические остатки практически невозможно. Часто приходилось наблюдать и другую проблему, когда номенклатурный справочник, с помощью которого учитывается расходование ТМЦ, отличается от справочника, в котором учитывается приход. Особенно актуальна эта проблема на промышленных предприятиях, где одна и та же материальная ценность в бухгалтерии может иметь одно название, а в производственном процессе – другое, или вообще соответствовать нескольким позициям.

   В торговле проблема унификации номенклатурного справочника не является, чаще всего, острой, но, по меньшей мере, хорошо бы предвидеть наличие этой опасности. Однако в торговле, особенно в розничной, актуальной является другая проблема, называемая иногда «пересортицей». Когда одна материальная ценность заменяется другой – похожей, но с иной ценой. Легче всего такую замену сделать, когда в учете эти ТМЦ считаются одинаковыми, а фактически различаются. Или наоборот. Естественно, поэтому, что недобросовестный персонал, иной раз даже неосознанно, стремится преумножить такого рода различия, даже если не предполагает извлечь из них немедленную выгоду.
Одним из способов сокрытия пересортицы является так называемый «виртуально-партионный учет». Вообще, различают два способа хранения материальных ценностей на складе – сортовое и партионное.

   При сортовом хранении разные партии одного и того же запаса, обычно купленные по разным ценам, хранятся вместе. Так что на складе уже невозможно отделить одну партию от другой. Нельзя сказать, по какой именно накладной поступила та или иная материальная ценность. Соответственно не имеет она и определенной цены закупки.

   При партионном хранении отдельные партии на складе не смешиваются. Как правило, одна партия соответствует одному документу, по которому она поступила на склад. Поэтому у партии есть определенная цена закупки. Партионное хранение чаще всего применяется в фармацевтической торговле, торговле скоропортящимися продуктами, и в ряде других случаев.

   Естественно, что организовать и вести партионное хранение ТМЦ дороже, чем сортовое. Поэтому применяется оно только тогда, когда в нем есть объективная необходимость. Существенно сложнее отразить партионное хранение и в учете. Вместо одной карточки складского учета, соответствующей данной номенклатурной позиции, теперь для этой позиции нужно вести множество отдельных карточек партионного учета.

   «Виртуально-партионный учет» характеризуется тем, что на складе ведется сортовое хранение, а в учете отражаются карточки партий. Первое, и самое главное следствие использования «виртуально-партионного учета» - это невозможность провести реальную инвентаризацию. В том смысле, что невозможно проверить соответствия количества на каждой карточке партионного учета факту. Конечно, можно назвать инвентаризацией проверку соответствия факту суммарного количества запаса по многим карточкам партий. Впрочем, можно назвать инвентаризацией и проверку общего веса запасов на складе…

   Например, имеем штабель одинаковых досок. Числятся они на двух сотнях карточек партионного учета. Реальное количество отличается от суммарного количества в учете. Как определить, на какие карточки партий относить эти различия? Как определить, какие именно партии ушли со склада?

   При корректном отражении в учете сортового способа хранения вопросы такого рода решаются расчетным путем. На методах их решения мы подробно остановимся ниже. При использовании «виртуально-партионного учета» каждый раз происходит «изобретение велосипеда». Например, карточки партий подбираются аналогично методу ФИФО, сначала – наиболее ранние поступления. Потом выясняется, что были введены не все документы прихода. Теперь во всех документах расхода, оформленных позже, надо заменить карточки продаваемых партий. Если при адекватном отражении в учете сортового  метода хранения для этих целей есть специальная процедура, то при «виртуально-партионном учете» о необходимости изменить документы расхода, чаще всего, не вспоминают вовсе.

   Как уже было отмечено, «виртуально-партионный учет» существенно более трудоемкий, чем учет в рамках сортового метода хранения. Почему же он получил в последние годы столь широкое распространение? На взгляд автора, причин здесь несколько.

   Первая, и наиболее очевидная. «Виртуально-партионный учет» выгоден тем сотрудникам, которые не заинтересованы в наведении порядка в материальном учете. Инвентаризации в этом случае имеют поверхностный характер, а стоимость складских остатков может в достаточно широких пределах варьироваться манипуляциями с карточками партий в расходных документах. Соответственно, и контроль выручки становится достаточно условным.

   Второй причиной является определенная безграмотность российского законодательства. То и дело приходится встречать требование указать для продаваемой ТМЦ «цену закупки», или номер накладной, по которой она поступила на предприятие. Очевидно, что выполнить эти требования при использовании сортового метода хранения невозможно, и с помощью «виртуально-партионного учета» делаются попытки обеспечить видимость выполнения требований законодательства. Такие попытки можно только приветствовать, если на предприятии разделены реальный управленческий и регламентированный учет. Но если ведется один бухгалтерский учет, видимо, все же правильнее грамотно составить приказ об учетной политике предприятия, подчеркнув то обстоятельство, что хранение материальных ценностей на предприятии – сортовое. Тем более, что использование сортового хранения совсем не противоречит российскому законодательству.

   Третья причина – широкое распространение безграмотности в материальном учете среди российских бухгалтеров. Сейчас мало кто может вручную воспроизвести процедуру расчета цен списания со склада в соответствии с выбранной учетной политикой при сортовом способе хранения. Не в последнюю очередь это обстоятельство явилось следствием широкого распространения программных продуктов, не поддерживающих, по существу, сортовой способ хранения ТМЦ на складе.

   Например, в программе «1С:Бухгалтерия 8», чтобы сформировать цены списания, скажем, по методу ФИФО, надо включить так называемый «партионный учет». Но эти расчетные методы формирования цен списания как раз и были придуманы для отражения в учете сортового способа хранения, чтобы можно было не заводить отдельную карточку складского учета на каждую поступившую на склад партию!

   Вывод из приведенных рассуждений можно сделать простой. Способ хранения ТМЦ на складе должен адекватно отражаться в учете. Если реально партионное хранение не ведется, не надо делать вид, что оно есть. А в настройке складских модулей указывать использование сортового хранения. Тогда карточки партионного учета не ведутся, и приход разных партий одной и той же ТМЦ, купленных по разным ценам, ведется на одну и ту же карточку складского учета.

   И при сортовом, и при партионном способе хранения на складе можно применять две методики формирования складских цен, а точнее – цен прихода на склад.

   При использовании метода учетных цен цена поступления не зависит от цены, по которой ТМЦ поступила от поставщика. Разница между ценой поступления и ценой поставщика отражается на специальных счетах бухгалтерского учета.

   Наиболее распространенный пример использования метода учетных цен можно до сих пор наблюдать в большинстве предприятий розничной торговли. Там в качестве цены поступления на склад используется так называемая «цена реализации». Название это достаточно условно, т.к. по мере развития торговых технологий цен реализации для разных категорий покупателей и разных условий поставки и оплаты становится все больше, и непонятно, какую именно следует использовать в учете. Во всяком случае, правильнее было бы говорить о цене «предполагаемой реализации». Предположим, для простоты, что товар поступает от поставщика, освобожденного от уплаты НДС. Тогда, при поступлении на предприятие единицы товара, делаются проводки

ДТ 41     КТ 60         SP
ДТ 41     КТ 42         S0-SP

   Здесь S0 – учетная цена на складе, равная  цене предполагаемой реализации, а SP – цена поставщика. Разница между учетной ценой и ценой поступления отражается на специальном счете 42 – «Торговая наценка». Аналогичная методика возможна при учете материалов, хотя применяется она на сегодняшний день крайне редко.

   При использовании метода фактических цен цена поступления определяется ценой поставщика. Чаще всего равна ей или цене поставщика за вычетом НДС.

   Следует подчеркнуть, что численно цены, определенные разными методами могут быть и равны. Разница – в алгоритме их определения. Наиболее наглядно она проявляется тогда, когда приход по разным ценам ведется на одну карточку. Если же, как чаще всего бывает при партионном хранении, на каждый документ прихода заводят свою карточку складского учета, разница между этими методами может и не проявляться. Например, если учетная цена при создании новой карточки принимается равной цене поставщика, специальный счет для отклонений можно не применять, и в этом случае учет по фактическим и учетным ценам практически не отличаются.

   Напротив, при сортовом хранении, и использовании метода учетных цен, обеспечить возможность оприходования на одну карточку складского учета партий, купленных по разным ценам, без использования счетов отклонений невозможно. Но это можно осуществить, если использовать метод фактических цен.

   По этой причине, отражение в учете сортового хранения с использованием метода фактических цен считается в последнее время наиболее прогрессивной методикой организации материального учета, и все чаще применяется даже в предприятиях розничной торговли, где налажен учет продаж каждой материальной ценности как в денежном, так и в натуральном выражении.

   В то же время, такой выбор учетной политики в материальном учете требует отчетливого понимания того обстоятельства, что теперь у ТМЦ нет определенной цены закупки, и цена списания в документах расхода определяется расчетным путем. В системах БЭСТ эта расчетная процедура обозначена как «Расчет себестоимости», и должна выполняться заново, если в периоде расчета изменен хотя бы один документ. Для оценки стоимости складских остатков  при учете по фактическим ценам в литературе иногда применяют термин «учетная цена». Мы постараемся его избегать, и использовать термин «складские цены».

   Алгоритмы расчета цен списания со склада при сортовом хранении отрабатывались веками. Несмотря на то, что карточки партионного учета не ведутся, понятие партии при описании методов зачастую используется. Партия соответствует отдельному документу прихода, и характеризуется количеством, ценой и датой поступления. Основных медов три.

   ФИФО, аббревиатура происходит от английских слов First In, First Out. При использовании этого метода первыми в документ расхода включаются партии, поступившие раньше всего.

   ЛИФО, от слов  Last In, First Out. Первыми включаются партии, поступившие последними. Считается общая стоимость включенных в расходный документ партий, общее количество ТМЦ данной номенклатуры. Стоимость делится на количество, получается индивидуальная для данного документа цена списания.

   Средние цены. В этом случае цены списания во всех документах расхода в расчетном периоде считаются одинаковыми. Определяется общая стоимость складских остатков по номенклатуре на начало периода, плюс стоимость прихода. Определяется общее количество начального остатка плюс количество прихода. Стоимость делится на количество, получается единая для всех документов цена списания.

   Классические методы ФИФО и ЛИФО не должны зависеть от периода, за который рассчитываются цены списания. Тем не менее, интерпретация этих методов может быть разной. Например, начальные остатки могут рассматриваться как одна партия с некой усредненной ценой, а могут дробиться в соответствии с теми приходными документами, по которым начальные остатки формировались в документах поступления в прошлых расчетных периодах. При использовании метода ЛИФО в документ можно подставлять партию с наиболее поздним поступлением на дату формирования документа, а можно – на конец расчетного периода. Тогда получается, что сегодня может быть списана та партия, которая поступит на склад только завтра. Впрочем, метод ЛИФО сегодня не применяется в России.

   Метод средних цен всегда должен зависеть от периода, за который производится усреднение. Но и здесь есть варианты, в рамках которых сам период усреднения тоже рассчитывается.

   В полной системе БЭСТ-5 предусмотрены различные варианты этих трех методов, которые достаточно полно описаны в документации программного комплекса. Трудно сказать, насколько разновидности этих методов сложились исторически, насколько – просто явились способом приспособления к интерпретации этих методов различными российскими чиновниками, которые по-разному отразили их в разных нормативных документах.

   Расчет себестоимости может выполняться с использованием всех документов прихода и расхода, или с использованием только тех документов, которые касаются отдельного склада. Соответственно говорят о расчете себестоимости «по предприятию в целом», или «по складу». При этом, не всегда осознается опасность применения методики расчета по складам в том случае, если между ними имеется внутреннее перемещение. Дело в том, что в этом случае цены списания в документах расхода, а значит, и складские остатки будут зависеть от порядка следования складов при выполнении расчетной процедуры. Действительно, рассмотрим систему из двух складов, изображенную на рис.  11.


Рис. 11

   На оба склада оформлены документы прихода, документы расхода, и внутреннего перемещения. Пусть сначала выполняется процедура расчета себестоимости по складу 1. Документами прихода для этой процедуры будут документы, поступившие на склад 1 от поставщиков, и документы внутреннего перемещения со склада 2. На основе этих документов формируются цены в документах расхода.

   Пусть теперь сначала выполняется процедура расчета себестоимости по складу 2, а потом – по складу 1. Документы от поставщиков на склад 1 останутся прежними, а вот документы прихода со склада 2 будут теперь уже иметь другие цены. Соответственно, и цены в документы расхода со склада 1 будут другими. Значит, стоимость складских остатков на складе 1 в первом случае будет одна, во втором уже другая. И какую стоимость использовать для контроля сохранности материальных ценностей – непонятно.

   Эти проблемы не возникают, если расчет себестоимости ведется по предприятию в целом.

   В системе БЭСТ-5 выбор варианта расчета себестоимости определяется так называемым объектом учета в складских модулях. Этот параметр может принимать четыре значения. «Номенклатурный номер» или «Номенклатурный номер + Аналитика номенклатуры». Это соответствует расчету себестоимости по предприятию в целом.

   И «Номенклатурный номер + Склады» или «Ном. номер + Аналитика + Склады». Это соответствует расчету себестоимости по каждому складу в отдельности. По причине, приведенной выше, автор крайне не рекомендует пользоваться этой возможностью.

   Судя по документации, разработчики системы БЭСТ-5 понимают, какие проблемы возникают при пообъектном формировании складских цен при наличии внутреннего перемещения между объектами. В этом случае предусмотрен так называемый итерационный процесс расчета себестоимости, когда расчет автоматически многократно повторяется до тех пор, пока последующий расчет отличается от предыдущего. Однако совсем не очевидно, что эта последовательность будет сходящейся. Во всяком случае, этот вопрос требует серьезных дополнительных исследований.

   Почему возможность пообъектного формирования складских цен все же была реализована в системе БЭСТ-5? На взгляд автора, причиной является уже упомянутое широкое распространение привычки вести бухгалтерский учет «не задумываясь». Не последнюю роль сыграла здесь и программа «1С:Бухгалтерия», в которой расчет себестоимости возможен только по отдельному складу. Можно сказать, что два последних значения параметра «Объект учета» - это не что иное, как дань вредным привычкам, получившим широкое распространение.

   Возможно, здесь сыграл свою роль и достаточно известный в теории парадокс, который наблюдается при использовании метода средних цен, когда оприходование от поставщиков ведется на несколько складов. Выражается он в том, что материальная оборотная ведомость, сформированная для отдельного склада, может не сходиться в стоимостном выражении, тогда как по предприятию в целом сходится всегда. Этот парадокс можно наблюдать на следующем простом примере.

   Предположим, что Ваше предприятие – птицефабрика, закупает пшеницу на два склада, учет ведется по фактическим ценам, метод формирования цен в документах расхода – средние цены. Закупленные корма расходуются в производство.

   Пусть на один склад закуплена 1 тонна по цене 1000руб. На другой – тоже 1 тонна, но по цене 9000руб. С обоих складов пшеница израсходована и списана в производство. При пересчете цен списания в документах расхода использованы средние цены – 5000руб. за тонну.

   В оборотной ведомости по первому складу увидим: приход 1 тонна на сумму 1000руб., расход одна тонна на сумму 5000руб. Остаток 0 тонн 0руб. Начальный остаток+приход-расход-конечный остаток - -4000руб.

   Соответственно, в оборотной ведомости по второму складу увидим, что в стоимостном выражении ведомость не сходится на +4000руб.

   Но, если сделать материальную оборотную ведомость по предприятию в целом, она будет сходиться всегда, как в натуральном, так и в стоимостном выражении.

   Этот парадокс не наблюдается в тех случаях, когда все запасы приходуются на один центральный склад, а затем распределяются по другим местам хранения документами внутреннего перемещения. Вероятно, это - одна из причин, почему такой порядок оприходования получил широкое распространение. Кстати, в этом случае можно сформулировать правило диагностики. Если оборотная ведомость по центральному складу не сходится – ищите приход на другой склад непосредственно от поставщиков.

   К сожалению, большинство бухгалтеров об этом, достаточно известном в теории, парадоксе, не знают, и что самое огорчительное, знать не хотят. В угоду такого рода специалистам услужливые программисты придумали процедуру «пообъектного» формирования цен списания, когда усреднение цен идет не по предприятию в целом, а по отдельному складу. Может быть, в каких-то особых случаях организации сложных учетных технологий эта процедура и оправдана. Но ее применение должно сопровождаться предварительными исследованиями и решением вопроса о том, что делать с внутренним перемещением между «Объектами учета».

   Впрочем, актуальность этих проблем при работе в системе БЭСТ-5. «Мой бизнес» минимальна. В силу наложенных на систему ограничений работать в ней можно только с одним складом, и использовать только один метод формирования цен списания – средние цены.

   Здесь рассуждения о методике материального учета приводятся скорее потому, что настоящая книга рассчитана, преимущественно, на амбициозного начинающего главного бухгалтера, который намерен быстро расти в профессиональном отношении. Либо вместе со своим предприятием, либо – меняя периодически место работы [2]. Для него очень важно с самого начала выбрать разумную идеологию материального учета. Тем более, что менять ее бывает непросто. Например, отказаться от «виртуально - партионного учета» на крупном предприятии – это едва ли не более сложная задача, чем наладить такой учет «с нуля».
Тем не менее, и для бухгалтера малого предприятия остается в силе главная рекомендация. Адекватно отражать в материальном учете тот способ хранения, который фактически применяется на его предприятии. Если есть партионное хранение, использовать партионный учет, если нет – использовать сортовой.

   В полной системе БЭСТ-5 присутствуют два модуля складского учета, организованные очень похожим образом. Один – для управления запасами материальных ценностей, используемых для собственных нужд. Это – «Сырье. Материалы». И второй – для запасов товаров и готовой продукции – «Товары. Продукция». В системе БЭСТ-5. «Мой бизнес» используется только последний модуль.

   Посмотрим, каким образом приведенные здесь рассуждения трансформируются в настройке этого модуля. Основные настройки могут быть сделаны с помощью «Мастера начальных настроек». Мы же посмотрим, как они реализуются непосредственно в модуле.

   Основных элементов, определяющих материальный учет, три. Это места хранения, в данном случае – один склад. Это счета бухгалтерского учета, на которых учитываются те ТМЦ, которые присутствуют в учете. И это – структура наоменклатурного справочника ТМЦ. Для малого предприятия обычно достаточно в этом справочнике иметь один элемент структурирования – группы ТМЦ. Эти три элемента настройки увязываются между собой. Указывается, на каком складе какие группы могут храниться, и на каких счетах при этом учитываются. Теоретически, одна и та же группа может на разных складах учитываться на разных счетах.

   Для настройки этих элементов в модуле «Товары. Продукция» выбираем папки «Настройка, справочники» - «Основная настройка». Наиболее ответственный выбор делается в п. «Настройка счетов учета ТМЦ», рис.  12.

   Сначала из справочника счетов выбирается счет, на котором будут учитываться ТМЦ. На рисунке таких счетов три, что достаточно типично для небольшого предприятия оптовой торговли. Товары есть у всех, поэтому хотя бы один из субсчетов счета 41 нам понадобится. Практически у всех есть автомобили, так что расход ГСМ тоже надо отражать на соответствующем субсчете счета 10. И есть некоторое количество расходуемых материалов, которые вполне можно считать «прочими». Если этих счетов не хватает, можно легко добавить другие.

   Для ТМЦ, учитываемых на каждом счете, выбирается способ хранения, сортовой или партионный, в соответствии с теми соображениями, которые были приведены выше. Выбор во всех полях осуществляется клавишей пробела. Для ГСМ сортовой способ хранения реализуется всегда. Отделить в баке автомобиля бензин, купленный на одной АЗС от бензина, купленного на другой, невозможно.

   Затем указывается метод учета, по фактическим или по учетным ценам. При выборе фактических цен выбирается также единственно возможный в БЭСТ-5 «Мой бизнес» метод списания «Средние – интервальный».

   Но главный выбор осуществляется в поле «Объект учета». Если выбрано значение «Номенклатурный номер», расчет себестоимости будет делаться по каждой номенклатуре ТМЦ в пределах предприятия. Если в дальнейшем предприятие перейдет на полную систему БЭСТ, где возможна работа с несколькими складами, этот выбор не надо будет менять.


Рис. 12

   Значение «Номенклатурный номер + Аналитика номенклатуры» выбирается в том случае, когда принято решение разбивать номенклатурную позицию на отдельные составляющие, соответствующие какой-то характеристике ТМЦ. Например, это может быть цвет обуви того или иного размера. По сути дела, «Аналитика номенклатуры» соответствует отдельной номенклатурной позиции. Нельзя оприходовать черные полуботинки, а продать желтые. Себестоимость черных и желтых полуботинок также буде определяться отдельно. На взгляд автора, в малом предприятии лучше для черных и желтых полуботинок заводить отдельные номенклатурные карточки. Впрочем – это больше вопрос вкуса.

   Оставшиеся поля лучше оставить заполненными по умолчанию. Следующий элемент настройки - справочник групп ТМЦ. Решение о том, на какие группы лучше разбить все материальные ценности, с которыми работает предприятие, достаточно индивидуально. Единственное общее соображение состоит в том, что это разбиение должно быть тщательно продумано, и групп не должно быть слишком много, иначе не очень удобно будет работать со справочником. Крайне желательно, чтобы в одну группу не включались ТМЦ с разными режимами налогообложения. Например, товары, облагаемые НДС по ставке 18% должны быть в одних группах, а товары со ставкой 10% - в других.

   Если в группу включить ТМЦ с одинаковыми единицами измерения, и указать эту единицу в настройке параметров группы, показанной на рис. 13, она будет автоматически предлагаться при создании новой позиции в номенклатурном справочнике. В системах БЭСТ-5 можно, кроме основной единицы, использовать до трех дополнительных, с автоматическим пересчетом количества из одной единицы в другую.


Рис. 13

   В справочнике групп указываются также ставки налогообложения для товаров, входящих в группу, точность измерения в основных и дополнительных единицах, а также ряд параметров, позволяющих автоматизировать работу с группой в более сложных управленческих технологиях.

   Третий элемент основной настройки – справочник складов и материально ответственных лиц (МОЛ). Здесь настройка минимальна. Можно только изменить название единственного склада, и указать для него табельный номер материально ответственного.

   Теперь три элемента настройки надо собрать воедино. Делается это с помощью п. «Схема хранения ТМЦ» (рис. 14). Здесь на каждом складе по очереди добавляются бухгалтерские счета учета. При этом указывается, какие группы учитываются на этом складе и на этом счете. Группы помечаются и переносятся в схему хранения клавишей Tab. В дальнейшем счет бухгалтерского учета группы можно будет использовать для автоматического формирования проводок, и в ряде других автоматизированных процедур.


Рис. 14

   Еще один элемент настройки, с которым имеет смысл познакомиться, связан со специальным аппаратом для вычисления цен поступления на склад. В принципе, эти цены могут быть связаны с ценой поставщика, ставками налогообложения, и другими параметрами, с помощью достаточно сложных формул. Этот аппарат получил название моделей калькуляции закупок. Его настройка располагается в папке «Дополнительная настройка».

   Там же присутствует п. «Настройка видов движения ТМЦ», где можно определять, какой справочник будет использоваться при формировании того или иного вида документов материального учета. Например, при оформлении приходной накладной можно определить, будет использоваться справочник партнеров или же справочник сотрудников. Здесь же можно регулировать форму ввода и особенности работы с тем или иным видом накладных.

   После выполнения указанных основных настроек можно приступать к работе с картотекой материальных запасов и оформлению приходных и расходных документов материального учета. Какие проводки будут сопровождать эти документы, регулируется с помощью справочника типовых операций, который также находится в папке «Основная настройка». Структура этого справочника будет определяться документооборотом предприятия и особенностями реализации основных бизнес-процессов. Настройке типовых операций посвящены несколько последующих глав.

   Если только учет в малом предприятии начинается не с «нуля», перед бухгалтером стоит еще одна непростая задача – ввод картотеки начальных остатков. В принципе, эта работа может делаться и параллельно с оформлением текущих документов, но в этом случае придется, хотя бы на время, разрешить использовать в системе «красные остатки», т.е. отрицательное количество в карточке складского учета («Настройка, справочники» - «Дополнительная настройка» - «Настройка параметров»). Однако, в любом случае, наличие таких остатков надо рассматривать как временное явление и вовремя устранять.

   Для ввода начальных остатков выбирается папка «Работа с картотекой» - «Картотека складского учета». Вид картотеки склада и форма для ввода новой карточки представлены на рис. 15.


Рис. 15

   Сначала с помощью клавиши F2 выбирается группа. Затем, аналогичным образом, номенклатурный номер. Если нужной номенклатурной позиции в справочнике нет, ее можно туда добавить, не выходя из режима формирования карточки складского учета. Номенклатурный справочник имеет достаточно много полей. На начальном этапе работы можно использовать только название и единицу измерения. В дальнейшем может оказаться, что понадобятся и другие поля. Ненужные поля в ряде случаев можно отключить в настройке параметров модуля.

   В карточке есть поля «Стеллаж» и «Ячейка», которые можно использовать для хранения информации о том, где физически находится данная ТМЦ. После указания начального остатка и прохождения последнего поля карточки появляется дополнительное окно, в котором можно ввести цену единицы или полную стоимость начального остатка для бухгалтерского и налогового учета. В малом предприятии они, чаще всего, указываются одинаковыми, если нет явных причин для отличий.

   В картотеке можно делать достаточно много разнообразных операций. В частности, цену начального остатка можно менять с помощью клавиши F5. Возможно, после ввода начальных остатков это придется делать неоднократно. Дело в том, что обычно начальные остатки вводятся на дату, за которую уже сдан квартальный баланс. И суммарная стоимость всех остатков должна соответствовать начальному сальдо на счетах складского учета. Как обеспечить такое соответствие, если карточек очень много, мы рассмотрим в главе, посвященной диагностике специализированных учетных модулей.

   Еще одна крайне полезная операция в картотеке, о которой стоит упомянуть – это получение полного списка документов движения, в которых фигурирует данная номенклатурная позиция. Он вызывается нажатием клавиши F10, или по кнопке «Справки». Непосредственно из списка в документ можно войти, и, в случае необходимости, откорректировать.

   Дальнейшая работа в модулях складского учета будет рассмотрена при описании тех бизнес-процессов, которые затрагивают этот модуль.

Добавить комментарий

Plain text

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Адреса страниц и электронной почты автоматически преобразуются в ссылки.
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.
CAPTCHA
Этот вопрос задается для того, чтобы выяснить, являетесь ли Вы человеком или представляете из себя автоматическую спам-рассылку.
CAPTCHA на основе изображений
Введите символы, которые показаны на картинке.