Вы здесь

Главная » Автоматизированное управление основными бизнес-процессами малого предприятия (Пособие для молодого главбуха) » 14. Диагностика бухгалтерских систем

Сообщение об ошибке

Deprecated function: The each() function is deprecated. This message will be suppressed on further calls в функции book_prev() (строка 775 в файле /home/o/oeugeny/spb4plus.ru/public_html/modules/book/book.module).

14.1 Диагностика системы проводок

Рассмотрим теперь уровни диагностики «по вертикали» более предметно. Документы, используемые при диагностике, если их размер не превышает 2-3 страницы, лучше предварительно вывести на бумагу.

1. Представляется, что основным исходным документом диагностики должен быть оборотно-сальдовый баланс. Это наиболее компактный документ, содержащий все данные бухгалтерского учета. На уровне оборотно-сальдового баланса чаще всего можно только определить вопросы, которые вызывает тот или иной участок учета. Для получения ответов на них надо идти на следующие уровни диагностики.

  Каждая строка оборотно-сальдового баланса анализируется исходя из главного и простого критерия. Она должна быть понятна главному бухгалтеру, порождать какие-то воспоминания о прошедших событиях хозяйственной жизни.

   Например, если в торговом предприятии счет 20 не используется, а обороты по этому счету в документе присутствуют, это непонятно, а значит, является сигналом к тому, чтобы проводки по этому счету проанализировать более глубоко. Очень хорошо контролируется в оборотно-сальдовом балансе начисление и уплата налогов.

   Второй критерий, который обычно используется при анализе этого документа, состоит в диагностике тех причин, по которым могут не сойтись чисто формально актив и пассив бухгалтерского баланса. Если бы в актив бухгалтерского баланса входили дебетовые сальдо всех счетов, присутствующих в оборотно-сальдовом балансе, а в пассив – соответственно, все кредитовые сальдо, бухгалтерский баланс сходился бы автоматически всегда, когда не нарушен принцип двойной записи. Однако в актив не входят возможные кредитовые сальдо на активных счетах, а в пассив - дебетовые сальдо на счетах пассивных.

   Таким образом, первая причина, по которой актив бухгалтерского баланса может не сойтись с пассивом – это наличие на активных счетах кредитового сальдо, а на пассивных – дебетового. Конечно, кредитовое сальдо на счетах кассы или расчетного счета приходится встречать только в студенческой аудитории. Но кредитовое сальдо на счетах складского учета встречать приходилось. И на счете 19 бывает…

   Далее, кроме активных, пассивных, и активно-пассивных счетов, имеются и счета, которые не входят ни в актив, ни в пассив бухгалтерского баланса. Общепринятого названия у них, кажется, нет, но достаточно распространенным является название «результирующие счета». Естественно, что если на этих счетах есть ненулевое сальдо, которое образовалось в результате проводок с участием счетов, не являющихся результирующими, вклад этих проводок в активе баланса будет отражен, а в пассиве – нет. Или наоборот.

   Поэтому второй причиной несовпадения актива и пассива является наличие ненулевого сальдо на результирующих счетах. Основные результирующие счета – 90 и 91. Поэтому на занятиях со студентами мы обычно всегда меняем дату проводки, закрывающей счет 90, чтобы сальдо на конец периода стало ненулевым, и убеждаемся, что актив с пассивом разошлись именно на величину этого сальдо.

   Третья причина расхождения – нарушение принципа двойной записи. В современных системах автоматизации бухгалтерского учета возможность такого нарушения блокируется практически всегда. Тем не менее, в оборотно-сальдовом балансе это легко проверить. Должны быть равны итоговые суммы дебетового и кредитового оборота по всем счетам, и естественно, итоги дебетовых и кредитовых сальдо на начало периода.

   Четвертая причина специфична для автоматизированных систем, и состоит в некорректности настройки алгоритма формирования бухгалтерского баланса. Например, если при настройке плана счетов завели новый активный счет, а добавить его дебетовое сальдо в какую-либо строчку баланса забыли, актив будет на величину этого сальдо меньше пассива. Диагностируется эта причина также с помощью оборотно-сальдового баланса. При этом крайне важным является наличие в автоматизированной системе механизма информирования главного бухгалтера о том, каким образом получена та или иная сумма в балансе.

   Можно, для полноты картины, выделить и пятую причину, по которым актив может не совпасть с пассивом. Это арифметические ошибки в подсчете оборотов по счетам и сальдо. В автоматизированных системах практически не встречается.

   Приведенные критерии анализа оборотно-сальдового баланса покажутся опытному главному бухгалтеру тривиальными. Можно сформулировать еще один критерий, который значительно хуже формализуется и достаточно сильно зависит в своих деталях от особенностей деятельности предприятия и конструкции учетной системы. Этот критерий позволяет произвести значительно более тонкую диагностику, и применяется не только на первом, но и на втором иерархическом уровне.

   Он основан на том обстоятельстве, что между сальдо и оборотами по определенным счетам  часто должны соблюдаться некоторые соотношения. Приведу несколько простейших примеров.

   Пусть предприятие ведет реализацию товаров или готовой продукции, имеющей одинаковый режим налогообложения, например НДС 18% и не подакцизной. Тогда между дебетовым оборотом по субсчету 903 и кредитовым оборотом по субсчету 901 должно выполняться следующее соотношение

ДТ(903)=КТ(901)/118*18                                        

Где ДТ – дебетовый, а КТ – кредитовый оборот за отчетный период по соответствующему счету. Конечно, если предприятие ведет реализацию товаров по ставкам 10% и 18%, на каждом субсчете счета 90, скорее всего, будут открыты по два субсчета второго уровня для ведения раздельного учета реализации товаров с разными режимами налогообложения. Тогда, например, приведенное соотношение может трансформироваться в два

ДТ(9031)=КТ(9011)/118*18                                     
ДТ(9032)=КТ(9012)/110*10

   Для предприятия, ведущего несколько видов деятельности, аналогичные соотношения усложнятся еще более.

   Второй пример соответствует предложенной в этой книге методике учета авансов полученных. Если выдерживается правило, согласно которому не может одновременно существовать аванс, полученный от покупателя и дебеторская задолженность, должны выполняться соотношения, и при получении аванса используется только максимальная ставка НДС, должны выполняться следующие соотношения.

КТСр(62)= ДТСр(АВП)
ДТСр(765)=КТСр(АВП)/118*18                                       

где ДТСр – дебетовая, а КТСр – кредитовая сторона развернутого сальдо на конец периода.

   Рассмотрим теперь, например, начисление взносов в ФСС РФ по травматизму, расчеты по которым отражаются на субсчете 6912. Пусть предприятие уплачивает эти взносы по ставке 0.2% от фонда оплаты труда. Тогда, опять-таки только в самом простейшем случае будет выполняться соотношение

КТ(6912)=[ КТ(70)- ДТКТ(691, 70)]*0.002         

где ДТКТ – сумма всех проводок с заданной корреспонденцией за период.

   Соотношения из первых двух примеров могут быть проверены с помощью оборотно-сальдового баланса. Для проверки соотношения в третьем примере необходимы уже документы следующего иерархического уровня общности.

   Убежден, что каждому главному бухгалтеру было бы крайне полезно иметь «коллекцию» соотношений такого рода. При этом, чем тоньше и нетривиальней будут проверочные соотношения, тем более они определяются спецификой деятельности предприятия и особенностями организации бухгалтерского учета. В принципе, помощь в подготовке такой «коллекции» могла бы оказать аудиторская фирма, или предприятие, внедряющее автоматизированную систему. Последнее могло бы подготовить и систему дополнительных отчетных форм, специально ориентированных на проверку контрольных соотношений.

   В некоторых случаях диагностика на первом иерархическом уровне может сразу дать ответ на поставленные оборотно-сальдовым балансом вопросы. Пусть, например, известно, что предприятие полностью рассчиталось со всеми покупателями, а в оборотно-сальдовом балансе, в строке, соответствующей счету расчетов с покупателями, имеется развернутое сальдо, с одинаковыми дебетовыми и кредитовыми составляющими. Из этого факта сразу можно сделать вывод, что оплата была оформлена от одного покупателя, а отгрузка сделана другому. Это может быть техническая ошибка бухгалтера при оформлении накладной на отгрузку или банковской выписки, или реальная ошибка коммерческой службы, перепутавшей покупателей.

   Но чаще всего анализ оборотно-сальдового баланса все же не дает ответов. Целью этого анализа является постановка вопросов, выявление подозрительных с точки зрения наличия ошибок областей учета. Поэтому нормальное завершение диагностики на первом уровне – это получение распечатанного оборотно-сальдового баланса с вопросами на подозрительных строках. Эти вопросы методично рассматриваются с помощью документов следующего иерархического уровня.

2. На втором уровне диагностики рассматриваются документы, содержащие расшифровку состава дебетового и кредитового оборота. Расшифровка может даваться по корреспондирующим счетам или по аналитическим счетам счета, отнесенного на первом уровне диагностики к подозрительным. Эти виды расшифровки лучше не смешивать друг с другом, потому что в этом случае, чаще всего, получается документ слишком большого для продуктивного анализа объема.

   По той же причине с осторожностью следует относиться к использованию на втором уровне документов с разделением оборотов по временным интервалам. Например, если в качестве такого документа используется страница главной книги, лучше, чтобы каждая ее строка соответствовала месяцу.

   В качестве документа второго уровня, содержащего расшифровку оборотов по корреспондирующим счетам, можно использовать строку шахматной ведомости. Но наиболее удобным и естественным для использования в диагностике является, на наш взгляд, оборотно-сальдовая ведомость по отдельному синтетическому счету.

   Анализ расшифровки оборотов по корреспондирующим счетам часто может дать очень ценную информацию. Например, пусть проблемными признаны обороты по счету 20. Тогда, на основании оборотно-сальдовой ведомости, где будут видны суммарные корреспонденции  Дт20 Кт10, Дт20 Кт70, Дт20 Кт69, чаще всего сразу можно будет установить, связаны возникшие проблемы со списанием материалов, с начислением зарплаты, или с начислением взносов во внебюджетные фонды.

   Если на проблемном счете имеются аналитические счета, для них имеет смысл повторить в упрощенном виде тот анализ, который проводился на первом уровне диагностики. Удобнее всего это делать, если информация по аналитическим счетам  будет представлена в том же виде, что и в оборотно-сальдовом балансе. Такой документ – аналитическая справка по счету. В приведенном примере, когда перепутали оплату или отгрузку покупателям, в аналитической справке сразу можно будет увидеть, от кого была лишняя оплата, и кому произведена неоплаченная отгрузка.

   К сожалению, в разных программах для автоматизации учета и управления , велик терминологический разнобой в названиях более или менее стандартных бухгалтерских документов. Например, один и тот же документ называется в программе БЭСТ-5 аналитической справкой, а в программе «1С:Бухгалтерия 8.2» - оборотно-сальдовой ведомостью. Аналогичным образом, в одной программе документ называется оборотной ведомостью, в другой – «анализ счета». К сожалению, эти обстоятельства уходят из поля зрения специалистов по теории бухгалтерского учета, а каждый разработчик программы заново «изобретает велосипед»…

   Более того, нередко в разных программах документы с одним и тем же названием имеют совершенно разную форму. И наоборот, принципиально похожие документы называются по-разному. Вероятно, анализ каждой программы автоматизации бухгалтерского учета на предмет соответствия классической терминологии, и классическим формам бухгалтерской отчетности, был бы вполне достойной задачей для исследования теоретиков в области бухгалтерского учета. Пока, к сожалению, состояние дел здесь далеко от совершенства.

   Теоретически, расшифровку оборотов по синтетическому счету можно получить и по третьему параметру – временным интервалам. Например, это может быть документ, отражающий обороты по отдельному счету за каждую дату без их расшифровки. Тогда строки этого документа будут соответствовать каждой дате, и документ будет иметь пять колонок для отражения даты, сальдо на утро и оборотов за день. Особенно такой документ был бы удобен для ответа на вопрос, когда на счете появилось недопустимое сальдо. Однако встречать такой документ в автоматизированных системах автору не доводилось, хотя совершенно не могу утверждать, что представляю все разнообразие сводной бухгалтерской отчетности в каждой программе.

   Ближе всего к нему «Оборотно-сальдовая ведомость» из БЭСТ-5. Однако этот документ содержит не один, а два вида расшифровки – по датам и по корреспондирующим счетам в дебетовом и кредитовом оборотах. По этой причине он может быть иметь очень большой объем.

   Итак, на втором уровне диагностики анализируются документы, имеющие ту  или иную расшифровку дебетового или кредитового оборота для синтетического счета, проводки по которому диагностированы как подозрительные.

3. На третьем уровне иерархической диагностики обычно переходят к рассмотрению документов двух типов. Во-первых, это журналы-ордеры. Эти документы характеризуются наличием не одного, а двух типов расшифровки оборотов. Например, журнал-ордер по аналитикам – это документ, строки которого соответствуют аналитическим счетам синтетического счета, а столбцы – корреспондирующим счетам. Кроме того, имеются столбцы, содержащие начальное и конечное сальдо по каждой аналитике.

   В традиционном понимании журнал-ордер содержит расшифровку по корреспонденции счетов только кредитового оборота. Дебетовый оборот не расшифровывается, а дается одной колонкой. Документ аналогичной структуры, но с расшифровкой дебетового оборота, не очень удачно принято называть ведомостью. Трудно сказать, как и почему возникла такая традиция. Вероятно, просто потому, что документ с двумя типами расшифровки в реальной ситуации почти всегда оказывается очень большим и неудобным. Если разбить его на две части, этот недостаток, в какой-то мере, можно уменьшить. Возможно, это связано и с особенностями ручного ведения бухгалтерского учета, когда проводки заносятся в этот документ в первую очередь. В большинстве автоматизированных систем учета имеется возможность создания нетрадиционных журналов-ордеров, с расшифровкой оборотов, как по дебету, так и по кредиту счета. Эти документы в последнее время становятся все более популярными.

   Тем не менее, использование документов с двумя типами расшифровки, всегда порождает проблемы, связанные, прежде всего, с размерами этих документов. Можно представить себе, каких размеров достигнет журнал-ордер по поставщикам и подрядчикам, если на счете 60 отражены расчеты с 700 – 1000 партнерами. При просмотре на экране эти проблемы отчасти облегчаются. Хотя далеко не все программные продукты имеют удобные средства просмотра больших документов. В некоторых программах эти документы могут быть показаны только «разрезанными» на отдельные листы, которые получатся при выводе их на принтер. Тогда работа с таким документом без реального вывода на печать напоминает разгадывание кроссворда.

   В принципе, при диагностике бухгалтерской системы, удобнее всего на каждом иерархическом уровне использовать документы, содержащие только один тип расшифровки. Журналы-ордеры являются в этом смысле исключением, из-за больших возможностей, которые они дают при диагностике. Но попытки сконструировать документы типа журналов-ордеров с тремя типами расшифровки, например, по аналитическим счетам, а внутри них еще и по отдельным первичным документам, представляются совершенно бесперспективными.

   Далеко не во всех программных системах, используемых для ведения автоматизированного учета, возможности формирования журналов-ордеров реализованы в полной мере. Например, в системах БЭСТ-4, БЭСТ-5, возможно формирование журналов-ордеров, строки которых соответствуют расшифровке оборотов по одному из трех видов. По аналитическим счетам, по датам и по документам. Есть и четвертый вид – по синтетическим счетам, но его используют достаточно редко, т.к. для диагностики чаще всего предпочитают формировать специальные виды журналов-ордеров, связанные только с одним синтетическим счетом. В системе же ИС-ПРО, которая по другим характеристикам, безусловно, принадлежит к более высокому классу систем автоматизации, имеется только один вид журналов-ордеров – по аналитикам. Соответственно, сформировать журнал-ордер для счета, не имеющего аналитических счетов, нельзя.

   Рассмотрим использование журналов-ордеров на простейшем примере предприятия, которое торгует товаром, облагаемым НДС по одной ставке 18%. Предположим, что в результате анализа оборотных ведомостей по субсчетам счета 90 обнаружено нарушение соотношения между дебетовым оборотом по счету 903 и кредитовым оборотом по счету 901, которое приводилось выше. Как из многих тысяч накладных на реализацию определить ту, где неправильно начислен налог?

   Сначала формируем журнал-ордер для счета 90 по датам. Определяем, в какой строке нарушается соотношение между кредитовым оборотом, и составляющей дебетового оборота в колонке, соответствующей счету 6803(субсчет НДС). Затем формируем журнал ордер за эту дату, но уже по документам, и аналогично находим строку, где это соотношение нарушается. Анализируем соответствующий ей документ, и устраняем ошибку.

   В этом примере видно, что журналы-ордеры используются фактически не на одном, а на двух уровнях диагностики. По этой причине я бы относил журналы-ордеры по датам и по аналитикам к третьему, а по документам – к четвертому диагностическому уровню.

   Второй вид документов, используемых на третьем уровне – это документы, имеющие один вид расшифровки, но при заданном  значении другого параметра, расшифровка по которому была произведена на втором уровне. Например, это может быть оборотная ведомость по отдельному аналитическому счету. Или документы, содержащие расшифровку по аналитическим счетам, оборотов за период между дебетом одного и кредитом другого синтетического счета.

   Думаю, что в области конструирования документов такого рода имеется достаточно широкое поле для экспериментов. Особенно это касается случаев, когда на предприятии используются многоуровневые аналитические счета. Например, вполне можно себе представить документ такого же типа, что и журнал-ордер, но отнесенный не к синтетическому, а к аналитическому счету первого уровня. Строки этого документа могли бы соответствовать аналитикам второго уровня, а столбцы – корреспондирующим счетам.

   В системе БЭСТ-5 имеется группа сводных документов такого рода, расположенных в папке «Отчеты по видам измерений». Например, с помощью отчета «Справка по видам измерений(по счетам)» можно для одного партнера собрать обороты по всем аналитическим счетам, открытым на разных синтетических счетах, для этого партнера. Например, если это – покупатель, то для него будут существовать аналитические счета на синтетических счетах 62, 765, АВП. Бывает полезно собрать все эти обороты на одной странице и сравнить. Тем не менее, надо признать, что практика применения такого рода документов пока не успела выдвинуть перед разработчиком определенные задачи. А теоретические исследования по разработке оптимального набора их форм отсутствуют.

   Впрочем, не желая навязывать коллегам свои бухгалтерские вкусы, не могу не отметить в очередной раз, что весьма сдержанно отношусь к попыткам создать избыточную дифференциацию в учетной системе. Как правило, в большинстве случаев ее вполне можно избежать, используя в полной мере возможности принципа двойной записи. Не случайно деление счетов бухгалтерского учета на субсчета более чем первого уровня вложенности, а также многоуровневая аналитика представляют собой  все-таки нетрадиционные элементы бухгалтерского учета. В меньшем числе случаев их использование вызвано объективной необходимостью, а в большем – просто низкой бухгалтерской культурой. К сожалению, именно эту ситуацию мы наблюдаем в настоящее время в госбюджетном учете, где, в некоторых случаях ситуация не просто доведена до абсурда, а стала прямо-таки анекдотической. Пример – специальные субсчета отдельно для дебетового оборота, отдельно для кредитового, и отдельно – для хранения начального сальдо. Разве это не напоминает автомобиль с тремя наборами колес, четыре – для движения вперед, четыре – для движения назад, и еще четыре, чтобы стоять на месте?

   В целом же относительно сводных документов третьего иерархического уровня можно сказать, что их выбор при диагностике бухгалтерской системы значительно более разнообразен, как и способы использования для поиска ошибок и несоответствий.

4. На четвертом уровне используются документы, в которых дается детализация по «молекулам» бухгалтерского учета – отдельным проводкам. Прежде всего, это журналы-ордеры, строки которых соответствуют отдельным операциям (первичным документам). Затем идут ведомости операций по синтетическому или аналитическому счету.

   Главная задача иерархической диагностики – предельно сузить область учета, для которой такие ведомости рассматриваются, с тем, чтобы в документе никогда не фигурировало более чем несколько десятков проводок. При этом, естественно, используются все возможности фильтрации записей, предоставленные той или иной программной системой.

   Не уверен, что такое усложнение отчетных документов третьего и четвертого уровня будет оправданно, но лично у меня при проведении диагностики на практике часто возникала потребность иметь документ, в котором присутствовала позиция, соответствующая конечному сальдо. На конец дня, если это журнал-ордер по датам. Непосредственно после выполнения проводки, если это документ четвертого уровня.

   Задачей последнего уровня диагностики является выявление первичного документа, породившего проблемную проводку. Обычно, если он найден, определить причину ошибки и принять меры к тому, чтобы она не появлялась в дальнейшем, достаточно несложно.